Home-theater-designers
Microsoft Word - де-факто стандартная программа для документов Microsoft Office, от исследовательских работ до профессиональные отчеты . Но иногда у вас есть данные в другой программе, на которые вам нужно ссылаться; он может быть в Microsoft Excel, это может быть PDF-файл или даже другой документ Word. Знание того, как импортировать эти данные, может сэкономить вам много времени.
В этой статье мы рассмотрим восемь различных способов импорта информации в документы Microsoft Word; некоторые будут полезны для таких вещей, как отчеты, другие будут хороши для шаблонов писем и аналогичных проектов, а третьи просто сэкономят время в некоторых конкретных ситуациях, когда вам что-то нужно необычный .
как переслать электронную почту из Outlook в Gmail
Поскольку Microsoft Excel является наиболее универсальным ресурсом для импорта данных, мы начнем с него.
Импортировать таблицу из Microsoft Excel
Форматирование таблиц в Microsoft Word ужасно. Вот почему существует Microsoft Excel, верно? К счастью, Microsoft предусмотрительно позволила вам включать таблицы непосредственно из Excel в документ Word, чтобы вы могли выполнять все форматирование в Excel, где это намного проще.
Для начала выберите ячейки, которые вы хотите скопировать в Microsoft Excel, нажмите Правка> Копировать и вернитесь в Microsoft Word.
Перейти к Правка> Специальная вставка ... (или щелкните правой кнопкой мыши и выберите Специальная вставка ... ) и выберите Вставить ссылку на левой боковой панели. в В качестве... меню выберите Объект листа Microsoft Excel , затем нажмите Ok .
Теперь вы увидите выделенные ячейки прямо в документе Microsoft Word. И потому что вы выбрали Вставить ссылку вместо того Вставить , эти ячейки будут обновляться всякий раз, когда вы вносите изменения в свою электронную таблицу Microsoft Excel.
Если вы выберете Вставить вместо того Вставить ссылку , ваши ячейки не будут обновляться, когда вы внесете изменения в электронную таблицу. Однако у него есть преимущество в том, что он работает независимо от того, присутствует ли лист Excel или нет. Поэтому, если вам не нужны обновления - если вы печатаете или собираетесь отправить файл по электронной почте кому-то другому, и он должен отображать правильные данные, например, - вы можете использовать Вставить .
Импорт отдельной ячейки из Microsoft Excel
Вы также можете использовать тот же метод, что и выше, для отдельных ячеек:
В этом случае вместо выбора Объект листа Microsoft Excel , Я выбрал Неформатированный текст ; вот почему номер имеет такое же форматирование, как и остальная часть документа Microsoft Word. Он по-прежнему обновляется таким же образом, но вам не нужно пытаться разместить текстовое поле в нужном месте.
Вы можете использовать ту же стратегию для всей таблицы, если хотите, чтобы форматирование также соответствовало вашему документу Word. Если это не работает или вам нужно более сложное поведение отдельной ячейки, вы можете попробовать использовать Visual Basic для интеграции данных Excel в документ Word.
Импорт графика или диаграммы из Microsoft Excel
Как и при импорте таблицы, может быть очень удобно импортировать график или диаграмму из Microsoft Excel в Word, чтобы они автоматически обновлялись всякий раз, когда вы вносите изменения в электронную таблицу Excel. Это может быть особенно полезно, если вам нужно создавать регулярные отчеты, содержащие графики. К счастью, Microsoft упростила этот процесс: просто скопируйте и вставьте график из Microsoft Excel в Word.
Вы также можете щелкнуть и перетащить график из Microsoft Excel в Word, чтобы встроить его в файл. В любом случае диаграмма будет автоматически обновляться всякий раз, когда вы вносите изменения в исходную электронную таблицу.
Слияние писем из Microsoft Excel
Слияние позволяет создавать большое количество писем, этикеток, конвертов или чего-либо еще в Microsoft Word, используя данные из Excel. Статья Брэда о как отправить слияние с Microsoft Excel и Word освещает эту тему более подробно, чем я когда-либо мог, но короткая версия заключается в том, что вы будете использовать Инструменты> Менеджер слияния писем для выбора источника данных и создания шаблона в Microsoft Word.
Если вы используете старую версию Microsoft Office, это руководство по слиянию почты с использованием Office 2007 может оказаться полезным, и вы даже можете использовать слияние для массовых рассылок в Outlook . Освоение слияния почты может занять некоторое время, но как только вы его освоите, он станет одним из самых полезных инструментов в вашем арсенале Office.
Импорт файлов PDF
Небольшое предупреждение: когда вы импортируете PDF-файл в Microsoft Word, он в основном входит в виде файла изображения, а не текста. Если вы хотите иметь возможность выделять или изменять текст, вам нужно скопировать и вставить его из файла PDF. Однако, если вы просто хотите встроить PDF-файл в свой документ Microsoft Word, нажмите Вставить> Объект , затем выберите Из файла... и выберите свой PDF.
В итоге вы получите встроенный PDF-файл:
Это не очень хорошо для текстовых PDF-файлов, но если в файле есть изображения, это проще, чем копировать и вставлять или найти способ превратить PDF в файл изображения, чтобы вставить его в документ Microsoft Word.
Автоматический импорт текста из других документов Word
Если вам нужно набирать одно и то же на регулярной основе, вы можете сэкономить время, поместив его в документ Microsoft Word и просто сославшись на него из другого документа.
Предположим, у вас есть куча стандартных писем, которые вам нужно отправить, и все они должны включать ваше имя и компанию, в которой вы работаете, но ваш работодатель регулярно меняется. Вы не хотите менять каждую букву всякий раз, когда вы получаете новый контракт, поэтому вы можете просто сохранить свое подписание в одном документе, а все остальные обновлять каждый раз, когда вы вносите изменения.
Рассмотрение примера поможет прояснить это. Вот сохраненный мной «обновляемый текстовый» документ:
Я хочу включить каждый из них - подпись, контактную информацию и цитату - в каждое из писем. Для этого я создам закладку для каждого из них. Чтобы создать закладку, выделите текст, на который вы хотите создать ссылку в других документах, затем щелкните Вставить> Закладка .
Введите название закладки и нажмите Добавлять .
Теперь сохраните файл и запишите полный путь к месту его сохранения. Чтобы вставить сохраненный текст, перейдите в другой документ Microsoft Word и нажмите Вставить> Поле . Выбирать IncludeText от Имена полей меню.
Теперь в текстовом поле под меню введите «INCLUDETEXT» [путь к файлу] «[имя закладки]». Когда я его набрал, это выглядело так:
INCLUDETEXT 'Macintosh HD: Пользователи: dralbright: Документы: updateable-text.docx' signoff
(Если вы используете Windows, вам нужно будет использовать стандартную нотацию для путей, которая начинается с 'C: \'. Обратите внимание, что вам нужно включить две обратные косые черты между каждым разделом вместо одного.) Теперь нажмите Ok , и вы увидите текст, вставленный в ваш документ.
как сс без их ведома
Время от времени вы набираете что-то не так и получаете сообщение об ошибке, например:
Чтобы исправить это, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте ошибки и выберите Переключить коды полей - это позволит вам видеть и редактировать коды изнутри документа. Вы также можете использовать это в полях, которые работают правильно, если вам нужно внести изменения.
Отсюда вы можете внести любые необходимые исправления. В этом примере в начале кода есть дополнительный знак равенства.
После удаления знака равенства поле работает правильно.
Чтобы внести изменения во все документы, которые вы связали с закладкой, вернитесь к общему текстовому файлу и просто внесите изменения. Здесь я заменил цитату Граучо Маркса цитатой Оскара Уайльда.
В других документах щелкните правой кнопкой мыши поле, которое было обновлено, и выберите Обновить поле .
И вот оно, поле обновляется с новой информацией.
Это может показаться большим трудом, но если вам нужно набирать одни и те же вещи на регулярной основе, это может сэкономить вам огромное количество времени в долгосрочной перспективе. Настройка внешнего интерфейса занимает некоторое время, но вы сразу увидите удобство этой системы. Не забудьте проверить и другие полезные средства автоматизации Office с IFTTT, чтобы сэкономить время.
Импорт текста из текстового файла или документа Microsoft Word
Если вы хотите получить текст из текстового файла или документа Word, но не хотите его открывать, выберите все, скопируйте его, вернитесь к своему документу и вставьте его (это может занять много времени, если у вас есть сотни страниц текста), вы можете импортировать напрямую. Просто ударил Вставить> Файл и выберите текстовый файл или документ Word, из которого вы хотите импортировать текст.
После того, как вы выбрали файл (возможно, вам придется изменить Давать возможность раскрывающийся список Все читаемые документы ), вы увидите полный текст в своем документе Microsoft Word.
Импорт текста с веб-страницы
Если вы хотите сохранить обновленную копию веб-страницы в документе Microsoft Word, вы тоже можете это сделать! Скажем, я хочу онлайн-текстовый файл, содержащий Повесть о двух городах в моем документе. Я буду использовать то же поле INCLUDETEXT, но вместо локального пути я буду использовать URL:
При обновлении поля в мой документ помещается вся книга.
Вы получите наилучшие результаты с веб-сайтом с большим количеством текста. Вы можете увидеть, что происходит, когда я пытаюсь использовать INCLUDETEXT для открытия домашней страницы MakeUseof:
Если вам нужно импортировать обновленный текст с веб-сайта в документ, с этим определенно стоит поиграть. Возможно, вам придется немного поэкспериментировать, но потенциально это может оказаться очень полезным инструментом.
Что Ты Импортировать в Microsoft Word?
Мы рассмотрели восемь разных вещей, которые вы можете импортировать в Microsoft Word здесь - но, вероятно, есть и другие варианты. Что вы импортировали в Microsoft Word? Поделитесь самыми полезными вещами, которые вы смогли импортировать, чтобы мы все могли помочь друг другу сэкономить время, став мастерами Word!
Делиться Делиться Твитнуть Эл. адрес 5 советов, как зарядить ваши машины VirtualBox LinuxУстали от низкой производительности виртуальных машин? Вот что вам нужно сделать, чтобы повысить производительность VirtualBox.
Читать далее Похожие темы- Продуктивность
- Microsoft Word
- Советы по Microsoft Office
Данн - консультант по контент-стратегии и маркетингу, который помогает компаниям генерировать спрос и потенциальных клиентов. Он также ведет блог о стратегии и контент-маркетинге на dannalbright.com.
Ещё от Dann AlbrightПодписывайтесь на нашу новостную рассылку
Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!
Нажмите здесь, чтобы подписаться