Как архивировать электронные письма в Outlook

Как архивировать электронные письма в Outlook

Архивирование электронных писем - один из лучших способов сохранить ваш почтовый ящик в чистоте. Если вы хотите сделать это в Outlook, вам повезло. И Outlook для Интернета, и Outlook для рабочего стола позволяют с легкостью архивировать электронную почту.





В этом руководстве мы рассмотрим все лучшие способы архивирования электронной почты в Microsoft Outlook на вашем компьютере.



Что такое архив в Outlook?

В контексте Outlook и электронной почты архив - это в основном все электронные письма, которые вы решили хранить отдельно от основного почтового ящика.





В Outlook в Интернете архивирование электронной почты означает перемещение писем из основной папки входящих сообщений в папку архива.

В Outlook для настольных ПК архивирование электронной почты в основном означает перемещение электронной почты из основного файла Outlook PST в новый файл PST. Вы можете перемещаться по этому PST-файлу и получать доступ ко всем своим заархивированным электронным письмам в нем в любое время.



заказ на Amazon доставлен, но не получен

Если вы только начинаете работать с Outlook, сравнить Outlook для Интернета с настольным компьютером и посмотрите, какой из них соответствует вашим потребностям.

Можно ли использовать архив Outlook для всех учетных записей электронной почты?

Есть два случая, когда вы не можете использовать функцию архивации в Outlook.



Во-первых, если у вас есть учетная запись электронной почты Exchange Server и ваша организация использует Microsoft Exchange Server Online Archive, вы не можете использовать встроенную функцию архивации Outlook.

Во-вторых, если ваш сетевой администратор отключил функцию архивирования, вы также не сможете архивировать свои электронные письма.



В обоих случаях обратитесь за помощью к сетевому администратору вашей организации.

Как архивировать электронные письма в Outlook для Интернета

Архивировать электронные письма в Outlook в Интернете проще, чем в настольном приложении. Просто щелкните несколько вариантов, и выбранные вами электронные письма будут заархивированы.

Вот как это сделать:

  1. Перейти к Outlook.com и войдите в свою учетную запись электронной почты.
  2. Щелкните папку слева, в которой находятся ваши электронные письма.
  3. Выберите электронные письма, которые вы хотите заархивировать, на правой панели.
  4. Нажмите на опцию, которая говорит Архив в верхней строке меню.
  5. Если вы по ошибке заархивировали электронное письмо, нажмите Отменить внизу, чтобы отменить ваше действие.

Вы можете просмотреть все свои заархивированные электронные письма, нажав Архив налево.

Если вы когда-нибудь захотите переместить заархивированное электронное письмо обратно в основную папку, найдите это письмо в Архив папку, щелкните электронное письмо, щелкните Перейти к вверху и выберите, куда вы хотите переместить электронное письмо.

Связанный: Как заархивировать все старые электронные письма в Gmail и достичь нулевого уровня входящих

Как автоматически архивировать электронные письма в Outlook

В Outlook для ПК вы можете архивировать электронные письма автоматически или вручную. В этом разделе мы расскажем, как использовать функцию автоматического архивирования в Outlook для ПК.

Автоархивирование - это название функции, которая помогает автоматически архивировать ваши электронные письма в приложении Outlook. Эта функция отправляет ваши электронные письма из ваших основных папок в архив по прошествии заранее определенного времени.

Вы можете настроить различные параметры в этой функции, и следующие шаги описывают, как это сделать:

C ++ все еще используется
  1. Открытым Перспективы на твоем компьютере.
  2. Нажмите Файл вверху, а затем выберите Параметры из левой боковой панели.
  3. Щелкните значок Передовой вариант слева.
  4. Находить Автоархив на правой панели и щелкните значок Настройки автоархивации кнопка.
  5. Галочка Запускайте автоархивирование каждые вариант вверху и укажите, когда функция должна запускаться в вашем Outlook.
  6. в Параметры папки по умолчанию для архивирования раздел, выберите, когда элемент должен быть заархивирован. По сути, вы указываете возраст вашего контента Outlook.
  7. Нажмите Просматривать и выберите папку назначения для вашего архивного файла. Это нужно делать только в том случае, если вам не нравится каталог Outlook PST по умолчанию.
  8. Наконец, нажмите Ok внизу, чтобы сохранить изменения.

Если вы когда-нибудь захотите запретить Outlook автоматически архивировать ваши электронные письма, вы можете отключить функцию автоархивации.

Сделать это:

  1. Открытым Перспективы на твоем компьютере.
  2. Нажмите Файл вверху и выберите Параметры налево.
  3. Щелкните значок Передовой вариант слева.
  4. Нажмите Настройки автоархивации на правой панели.
  5. Снимите флажок Запускайте автоархивирование каждые вариант вверху.
  6. Нажмите Ok в нижней части.

Как архивировать электронные письма в Outlook вручную

Чтобы получить больший контроль над архивами электронной почты, вы можете вручную архивировать электронные письма в Outlook. Это позволяет вам отправлять ваши основные электронные письма в архив по мере необходимости.

Чтобы использовать этот метод:

  1. Открытым Перспективы на твоем компьютере.
  2. Нажмите Файл в верхнем левом углу.
  3. Выберите Информация вкладка слева.
  4. Щелкните значок стрелки вниз для Инструменты и выберите Очистить старые предметы .
  5. Появится диалоговое окно, позволяющее настроить архив электронной почты вручную.
  6. Вверху у вас есть две опции, позволяющие вам решить, что включить в ваш архив. Выберите тот, который хотите использовать.
  7. Выберите папки, которые хотите добавить в свой архив.
  8. Выберите возраст ваших предметов, используя опцию календаря.
  9. Нажмите Просматривать и выберите папку, в которой вы хотите сохранить файл архива Outlook.
  10. Ударять Ok внизу, чтобы начать создание архива электронной почты в Outlook.

После создания архива вы можете переместить полученный PST-файл куда угодно.

Как просматривать заархивированные электронные письма в Outlook

Доступ к вашим заархивированным электронным письмам в Outlook для ПК так же просто, как и в Outlook в Интернете. Вам просто нужно загрузить файл архива в Outlook, и вы увидите все свои заархивированные электронные письма.

Вот как импортировать файл архива электронной почты PST в Outlook на вашем компьютере:

  1. Запуск Перспективы .
  2. Щелкните значок Файл меню вверху.
  3. Выбирать Открыть и экспортировать на левой боковой панели.
  4. На правой панели щелкните Открыть файл данных Outlook пока вы импортируете файл данных PST в программу.
  5. Перейдите в папку, в которой находится ваш архивный файл, щелкните файл и нажмите Открытым в нижней части.
  6. Ваш файл должен загрузиться в программу, и тогда вы сможете просмотреть все свои заархивированные электронные письма.

Вы можете объедините файлы Outlook PST если у вас несколько файлов.

Разблокирование Outlook за счет архивации электронных писем

Если вы чувствуете себя ошеломленным, просто глядя на количество писем в своем почтовом ящике, пора избавиться от некоторых из них, заархивировав их. Используйте описанные выше методы, чтобы переместить менее важные электронные письма в архив, чтобы вы могли работать над теми, которые требуют вашего немедленного внимания.

Проблема с электронной почтой в том, что управлять ею непросто даже для профессионалов. Однако есть несколько советов и приемов, которым вы можете научиться, чтобы упростить управление электронной почтой.

Делиться Делиться Твитнуть Эл. адрес Как завоевать свой почтовый ящик: 60+ советов по продуктивности и безопасности электронной почты

Не будьте перегружены почтовым ящиком! Вот все, что вам нужно знать, чтобы покорить электронную почту раз и навсегда.

Читать далее Похожие темы
  • Продуктивность
  • Подсказки по электронной почте
  • Microsoft Outlook
  • Советы по Microsoft Office
  • Электронная почта
Об авторе Махеш Маквана(Опубликовано 307 статей)

Махеш - технический писатель в MakeUseOf. Он пишет технические практические руководства около 8 лет и охватывает множество тем. Он любит учить людей тому, как они могут максимально эффективно использовать свои устройства.

Ещё от Mahesh Makvana

Подписывайтесь на нашу новостную рассылку

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Нажмите здесь, чтобы подписаться