Home-theater-designers
Создание графика работы - это нет легкий. Вне зависимости от того, велика ли ваша команда из нескольких десятков или всего несколько десятков сотрудников, найти способ уложиться в часы каждого, достичь минимумов и сделать команду счастливой - непросто. К счастью, Excel может помочь сделать это много Полегче.
Шаблоны Excel остаются одним из самых полезных инструментов в истории вычислений. Они отлично подходят для управление задачами и проектами , держать финансы в порядке , отслеживая прогресс в фитнесе, и просто оставаться организованным в целом - но планирование - это одна из областей, где Excel В самом деле сияет.
5 важных советов при составлении расписания
Прежде чем погрузиться в сам процесс планирования, имейте в виду следующие соображения. Они упростят весь процесс и уменьшат нагрузку на вас. Составление расписания никогда не будет простым, но это не должно быть кошмаром.
Знайте предпочтения вашего сотрудника. Тип предпочтений, которые вы можете принять во внимание при планировании, будет отличаться от поля к полю (например, розничная торговля или склад), но важно хотя бы попытаться приспособить ваших работников.
Есть ли у некоторых сотрудников склонность к утру? А может вечерами? Сколько часов каждый сотрудник хочет в неделю? Есть ли ограничения по времени, например, нежелание работать по воскресеньям? Есть ли у некоторых сотрудников синергия и совместимость?
Вы не можете вместить все , но это хорошая цель, к которой стоит стремиться, потому что она может улучшить продуктивность и атмосферу, но, что наиболее важно, она укрепит доверие, а доверие идет рука об руку с уважением.
Отслеживайте запросы на отсутствие сотрудников. Как будто было недостаточно сложно манипулировать всеми предпочтениями вашего сотрудника, есть временные проблемы, которые время от времени будут всплывать. Например, кому-то нужно несколько дней, чтобы взять отпуск или оплакивать потерянного члена семьи.
К счастью, это можно упростить, используя универсальный инструмент, такой как Google Calendar или плагин календаря для Thunderbird. Качественное приложение со списком дел вроде Todoist (причины перейти на Todoist Pro), WorkFlowy (наш обзор WorkFlowy) или Wunderlist (наш Обзор Wunderlist ) тоже может хорошо работать.
Составьте расписание заранее. Очевидно, ты не сможешь это сделать тоже заблаговременно, если ситуация изменится, но определенно не ждите накануне. Хорошее практическое правило - примерно за неделю.
Если бы только прокрастинацию было так легко победить, верно? Каждый в той или иной степени борется за то, чтобы что-то сделать, поэтому мы много писали о стратегиях борьбы с прокрастинацией, избегании отвлекающих факторов в Интернете и действительно преодолении прокрастинации.
Создавая расписание заранее, вы даете себе некоторую передышку на случай внезапных изменений.
Сначала назначьте наиболее важные смены. Под «самым важным» мы подразумеваем «не подлежит обсуждению». Если кому-то абсолютно необходимо работать в определенную смену, сначала заполните ее и закрепите в камне. После того, как все необходимые смены заполнены, будет проще совместить оставшиеся смены с доступными сотрудниками.
И всегда помните хотя бы об одном непредвиденном случае. В идеале вы должны создать несколько расписаний (например, план A, план B и т. Д.), Но это может занять много времени, поэтому, по крайней мере, вы должны определить сотрудников, которые, скорее всего, потерпят неудачу, и иметь запасной план в если они это делают.
Сделайте расписание легкодоступным. Предоставление вашим сотрудникам возможности ознакомиться с расписанием заранее - это хорошо по двум причинам: они могут указать на любые ошибки и оценят внимание, чтобы они могли планировать свои собственные недели в соответствии с расписанием.
найди платье по картинке
Поскольку мы собираемся использовать шаблоны Excel для создания наших рабочих графиков, лучше всего загрузить их прямо на Google Диск. Он будет преобразован в альтернативную электронную таблицу Google и позволит вам поделиться ею, чтобы другие могли видеть. Прислушайтесь к этим советам по совместной работе с Google Таблицами, если вы новичок в этом.
И не беспокойтесь о безопасности. Если вы не обрабатываете государственные секреты, Google Таблицы достаточно безопасны для обычных пользователей, таких как вы и я.
Бесплатная загрузка шаблонов Excel
С учетом этих советов, вот несколько замечательных шаблонов Excel, разработанных специально, чтобы помочь работодателям спланировать графики работы сотрудников на неделю. Это все равно будет тяжелая работа, но намного легче если вы используете один из этих шаблонов.
Шаблоны доступны в виде файлов XLSX для Excel 2007 и более поздних версий.
Комплексный график смены
График работы по смене Таблица123 - один из наиболее полных шаблонов. Он достаточно хорош, чтобы конкурировать с некоторыми программами планирования, доступными для загрузки в Интернете, но каким-то образом этот шаблон доступен совершенно бесплатно.
Когда вы откроете его, вы найдете разные листы для: реестра сотрудников, графика смены, расписания, бюджета заработной платы, посещаемости, занятости, настроек и справки. Лист справки - это мини-руководство, которое покажет вам, как начать работу с расписанием.
Честно говоря, мы очень рекомендуем этот. У нас есть несколько других предложений ниже этого, но ни одно из них не так хорошо, и вам следует проверить их только в том случае, если это слишком сложно для того, что вы хотите сделать (что, безусловно, является обоснованной жалобой).
Скачать: График работы смены
График еженедельной смены
График еженедельной смены, составленный Системы управления бизнесом может быть не таким всеобъемлющим, как приведенный выше, но он отлично подходит для небольших команд. Он проще, а значит, его легче освоить и легче использовать. Настоятельно рекомендуется для тех, кому нужен средний планировщик.
Поставляется с тремя листами: Расписание, Смены и Сотрудники. Все, что вам нужно сделать, это указать своих сотрудников и их почасовые ставки в листе «Сотрудники». Затем определите время начала и время окончания для каждой доступной смены на листе Смен. После этого автоматизированный лист расписания не требует пояснений.
Единственным недостатком является то, что он может работать только до 20 сотрудников и 9 определенных смен, что делает его отличным для малых и средних предприятий, но маловероятным для крупных компаний.
Скачать: График работы сотрудника
График ежедневной смены
Возможно, вам не нужны все автоматические навороты, которые поставляются с двумя упомянутыми выше шаблонами. Возможно, вы предпочитаете делать что-то вручную, насколько это возможно, и все, что вам нужно, - это действительно простой график, с которым можно повозиться. Если да, то используйте тот, который предоставлен Vertex42 .
Этот шаблон не работает любой работают вообще. Его единственная цель - дать вам заранее составленное расписание, которое вы можете заполнить вручную. Когда закончите, вы можете распечатать его (или загрузить в Интернет) для всеобщего обозрения, и достаточно легко начинать заново каждую неделю.
Скачать: Шаблон расписания смен
Excel снова делает вашу жизнь проще
Не стесняйтесь изменять эти шаблоны в соответствии с вашими потребностями, если они не идеальны для вас (если вы не распространяете их повторно). Если вы хотите настроить, но не знаете, с чего начать, мы рекомендуем сначала изучить формулы Excel.
И прежде чем печатать готовые расписания, ознакомьтесь с этими советы по печати листов Excel чтобы убедиться, что все выходит правильно.
Какой шаблон твой любимый? Мы пропустили хорошие? У вас есть какие-нибудь советы или рекомендации по составлению расписания для ваших сотрудников? Поделитесь с нами в комментариях ниже!
Кредиты изображений: Еженедельный табель рабочего времени Автор Andrey_Popov через Shutterstock, Планирование задач от веры через Shutterstock, Иллюстрация рабочей станции от веры через Shutterstock, Пустое расписание от xtock через Shutterstock
Делиться Делиться Твитнуть Эл. адрес Следует ли вам немедленно перейти на Windows 11?Скоро выйдет Windows 11, но стоит ли обновиться как можно скорее или подождать несколько недель? Давайте разберемся.
темы windows 7 для windows 10Читать далее Похожие темы
- Продуктивность
- Тайм-менеджмент
- Майкрософт Эксель
- Управление проектом
- Офисные шаблоны
Джоэл Ли является главным редактором MakeUseOf с 2018 года. У него есть степень бакалавра наук. Кандидат компьютерных наук и более девяти лет профессионального опыта написания и редактирования.
Ещё от Joel LeeПодписывайтесь на нашу новостную рассылку
Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!
Нажмите здесь, чтобы подписаться