Home-theater-designers
Совместное использование документов на Google Диске больше не в новинку. И ситуация становится только лучше, поскольку удаленная работа затрагивает все уголки земного шара. Для нас это хорошая новость, поскольку простая общая папка на Google Диске открывает множество идей для совместной работы в разных доменах.
Вы все еще осваиваете это? Эти десять советов с сегодняшнего дня помогут вам немного лучше управлять общими файлами.
Основы совместного использования Google Диска
Вы можете поделиться любым файлом или папкой. Но вы должны обращать внимание на людей, с которыми вы делитесь, и уровень разрешений на совместное использование, которые вы разрешаете на Google Диске.
Двухминутное видео подводит итог процесса.
Как владелец, вы можете предоставить другим пользователям полное право владения файлом или определенный уровень доступа для просмотра и редактирования.
- Можно редактировать: Таблица для совместной работы, над которой вы работаете со своей командой.
- Можете прокомментировать: Черновик книги, который вы пишете. Другие могут просматривать файл и добавлять комментарии к нему, но не могут его редактировать. Папки не имеют комментариев.
- Может просматривать: Приглашение на вечеринку в выходные, которое вы только что сделали с помощью Presentation.
Вот диаграмма, на которой сравнивается доступ для зрителя, комментатора, редактора или владельца:
Источник: Служба поддержки Google
1. Как отключить копирование, загрузку и печать общих файлов?
Вы можете запретить загрузку, печать и копирование общих файлов. Функция расширенного управления правами на информацию удаляет эти параметры из меню средства просмотра. Это еще один уровень контроля над вашими документами.
Откройте Google Диск. Выберите общий файл и нажмите Делиться значок в правом верхнем углу.
На Поделиться с людьми и группами диалоговом окне добавьте имена соавторов. Установите уровень разрешений ваших соавторов в раскрывающемся списке рядом с полем имени. Разрешения на общий доступ к Google Диску: редактор , Зритель , Комментарий .
Отправлять уведомление и личное сообщение необязательно. Теперь вы можете отключить загрузку, печать или копирование общего файла. Щелкните значок шестеренки, чтобы отобразить еще два разрешения, которые можно снять, чтобы повысить конфиденциальность документа.
Вернитесь к предыдущему диалоговому окну, щелкнув стрелку, а затем отправьте файл своему соавтору.
Зрители увидят Параметры экспорта отключены уведомление в верхней части меню 'Файл' и 'Правка'. Параметры «Копировать», «Печать» и «Загрузить» также неактивны для определенных документов, таблиц и презентаций.
Обратите внимание, что те, у кого есть права на редактирование, по-прежнему смогут загружать, распечатывать и копировать ваш файл, даже если этот параметр включен.
2. Предоставьте доступ к папке пользователям, не являющимся пользователями Google.
Вашим друзьям и коллегам не нужна учетная запись Google для просмотра папки или документа на Google Диске. Вы можете отправить приглашение на их адрес электронной почты. Или используйте ссылку общего доступа.
Пользователи и соавторы, не зарегистрированные в Google, могут только просматривать файл независимо от установленного вами разрешения.
Обмен через общедоступную ссылку представляет собой угрозу безопасности конфиденциальных документов, потому что любой, у кого есть ссылка, может получить доступ к файлу. Поэтому используйте его в общедоступном чате, электронной почте или в социальных сетях, только если документ может быть просмотрен кем угодно.
3. Загрузите общую папку Google Диска.
Google Диск позволяет загружать все содержимое общей папки в виде ZIP-архива. Это полезно для сохранения локальных копий общих документов. Структура папок с любыми подпапками сохраняется в архиве.
лучшие настройки Windows 10 для игр
Перейти к Поделился со мной На вашем Google Диске. Щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите Скачать .
Вы также можете использовать значок тройной точки на панели инструментов, чтобы загрузить папку.
Если вы загрузите документ, лист или слайд Google, он будет загружен как документ Office. Все остальные файлы будут загружены в исходном формате.
4. Передача права собственности на файлы кому-то другому
Есть много причин для передачи права собственности на документы кому-то другому. Может быть, кто-то другой возьмется за проект. Может, тебя кто-то уволил. Лучше отметить, что вы собираетесь в отпуск и просто хотите передать ответственность за общие документы. Процесс цифровой «передачи» документов и папок Google Диска прост.
Откройте Google Диск. Выберите общую папку или файл в Документах, Таблицах или Презентациях и нажмите кнопку Делиться значок в правом верхнем углу. Если предполагаемый владелец не имеет общего доступа… пригласите, введя адрес электронной почты в поле «Поделиться с людьми и группой». потом Сохранить .
как остановить обновление хрома
Щелкните раскрывающееся меню рядом с именем человека, которому вы хотите владеть файлом или папкой. Выбирать Сделать владельцем .
После передачи права владения ваша роль меняется от владельца к редактору. Всплывающее сообщение предупреждает вас: «Новый владелец будет уведомлен и может удалить вас. Вы также можете потерять возможность изменять настройки общего доступа ».
Обратите внимание: Вы не можете передать право собственности на синхронизированный или загруженный файл (например, файл PDF или файл изображения).
5. Как запросить доступ к общим файлам?
Когда вы пытаетесь получить доступ к файлу по общей ссылке, вы можете увидеть сообщение «Вам нужен доступ».
Иногда владельцы делятся ссылкой до того, как установят разрешения. Кроме того, вы можете открыть файл с альтернативным идентификатором Google. Запросить доступ легко одним щелчком мыши.
На рабочем столе:
- Откройте ссылку на файл.
- Щелкните Запросить доступ.
На мобильном телефоне:
С помощью приложения «Диск» для Android или iOS вы можете запросить доступ одним касанием, когда появится сообщение «Невозможно получить доступ к документу». При запросе разрешения владельцу будет отправлено электронное письмо из приложения. Владельцы файлов сразу получают уведомление на Android и iOS.
Скачать: Google Диск для Android | iOS (Бесплатно)
6. Найдите соавтора
Поделиться документом с 10 участниками очень просто. Разделив это с 50 призывами к большему планированию. Управление общими файлами также означает отслеживание того, какой соавтор работает над каким документом.
Перейти к Посмотреть детали (Щелкните значок «I» на панели инструментов). Просмотрите Деятельность Вкладка, чтобы быстро увидеть, какими файлами вы недавно поделились.
Нажмите на Поделился со мной на левой боковой панели Google Диска. Вы получите список всех документов, к которым у вас есть доступ.
Воспользуйтесь поиском на Google Диске и его расширенными фильтрами. Повышение производительности не станет сюрпризом для тех, кто знаком с фильтрами Gmail.
Воспользуйтесь окном поиска в верхней части Google Диска. Поиск Google Диска также ищет в теле документа слова, которые вы хотите найти.
Вы можете искать на первых 100 страницах любых текстовых документов или текстовых PDF-файлов, которые вы загрузили. Вы также можете искать текст на первых 10 страницах любых PDF-файлов с изображениями. Вместо того, чтобы копаться в папках, используйте эту мощную функцию, чтобы быстро добраться до файла.
Находясь в Google Диске, нажмите кнопку косая черта чтобы поместить курсор прямо в поле поиска. Щелкните маленькую стрелку раскрывающегося списка в поле поиска, чтобы открыть основные фильтры поиска. Изучение нескольких ручных параметров может сэкономить ваше время.
Например: Чтобы найти документы, которыми вы поделились с кем-то, используйте
to:bob@gmail.com.
Справка Google есть полный список в разделе «Расширенный поиск на Google Диске».
7. Упростите совместное использование, создав группы контактов.
С контактами электронной почты вам не нужно устанавливать отдельные разрешения для документов для членов вашей команды. Вы можете просто создать ярлыки, которые представляют собой набор контактов в определенных группах электронной почты.
Авторизоваться Google Контакты . На левой боковой панели нажмите Создать ярлык .
Дайте ему описательное имя в соответствии с командным проектом. Или что-нибудь еще, что их легко запомнить. Вы можете именовать ярлыки по разрешениям чтобы их было легко запомнить. Любой контакт может быть частью нескольких ярлыков.
Например: Project.view или Project.edit.
Введите метки в поле настроек общего доступа к файлам или папкам на Google Диске.
8. См. Количество просмотров совместно используемого документа.
Google ведет историю версий, но нет возможности узнать, сколько раз был просмотрен общий документ. Я получил ответ на этот вопрос от старого Обмен стеком обсуждение.
Отправьте ссылку на документ в http://goo.gl служба сокращения URL-адресов и поделитесь только этим URL. Эта служба предоставляет информацию о том, сколько раз была нажата эта ссылка, что примерно настолько близко, насколько вы в настоящее время можете узнать, сколько раз был осуществлен доступ к вашему документу.
Google прекратил поддержку собственного сокращателя URL-адресов. Вы можете использовать Bitly вместо. Это полезно в тех случаях, когда вы, возможно, захотите опубликовать документ и проверить ответ. Обратите внимание, что общедоступные документы и файлы отображаются в результатах поиска.
Некоторые идеи для публичного доступа:
- Загрузите и поделитесь электронной книгой.
- Проверьте первоначальную реакцию на творческий продукт.
- Выпустите презентацию Slides для всеобщего просмотра (например, SlideShare).
- Найдите открытый образовательный контент.
Кончик: Вы можете использовать простой Google Site Search для поиска общедоступных документов. Например. ключевое слово site: drive.google.com
9. Поделиться в Slack
Если вы еще не работаете со Slack, пора представить его своей команде. Есть много способов заставить ваши любимые сервисы работать со Slack. Интеграция с Google Drive - одна из самых популярных.
Slack позволяет импортировать файлы с Google Диска и делиться ими через Slack. Все импортированные файлы с Google Диска также индексируются Slack для облегчения поиска и справки. Файлы не хранятся в Slack - они продолжают оставаться в ваших папках Google Диска. Slack действует как проводник.
Небольшой пример: вставьте ссылку на документ Google в чат Slack. Slack отображает фрагмент контента из файла под ссылкой после его интеграции. Это более полезно, чем просто делиться слепыми ссылками.
Справочный центр Slack показывает, как подключить Google Диск к Slack двумя простыми способами.
10. Делитесь Google Документами из Microsoft Office.
Google Диск против Microsoft Word Может быть, это ежедневная встреча с двумя офисными апартаментами, но эти два центра наконец-то играют хорошо. Вы можете загружать файлы Word, Excel и PowerPoint на Google Диск и работать с ними в облаке, как с любым другим общим файлом Google Диска.
Все обновления сохраняются в файлы в исходном формате. Документы Office, хранящиеся на Диске, также контролируются версиями. Вы можете отслеживать предыдущие версии файла Office или вернуться к более старой версии.
как добавить память в macbook pro
Если вы хотите использовать определенные инструменты Google Диска, такие как надстройки или переводы, просто конвертируйте файл Microsoft в документ Google. В противном случае вам не нужно беспокоиться о смене одного формата на другой.
Поделиться файлами на Google Диске очень просто
Также стало проще. Есть еще несколько Настройки Google Диска, которые вы можете изменить чтобы сделать ваш рабочий процесс более плавным. Потратьте некоторое время на совместные функции Google Диска, поскольку от этого зависит гармония совместной работы.
В качестве моста для совместной работы Google Диск должен быть частью вашей удаленной работы в домашнем офисе или в любой точке мира.
Кредит изображения: пазл от Ридо через Shutterstock
Делиться Делиться Твитнуть Эл. адрес 6 звуковых альтернатив: лучшие бесплатные или дешевые аудиокнигиЕсли вы не хотите платить за аудиокниги, вот несколько отличных приложений, которые позволяют вам слушать их бесплатно и легально.
Читать далее Похожие темы- Продуктивность
- Гугл документы
- Инструменты для совместной работы
- Управление файлами
- Обмен файлами
- Гугл драйв
- Облачное хранилище
Сайкат Басу - заместитель редактора по Интернету, Windows и производительности. Избавившись от грязи MBA и проработав десять лет в маркетинге, он теперь увлечен тем, что помогает другим улучшить свои навыки рассказывания историй. Он следит за пропавшей оксфордской запятой и ненавидит плохие скриншоты. Но идеи фотографии, фотошопа и производительности успокаивают его душу.
Ещё от Saikat BasuПодписывайтесь на нашу новостную рассылку
Подпишитесь на нашу рассылку технических советов, обзоров, бесплатных электронных книг и эксклюзивных предложений!
Нажмите здесь, чтобы подписаться