Как заархивировать все старые электронные письма в Gmail и достичь нулевого уровня входящих

Получение слишком большого количества писем может заполнить ваш почтовый ящик множеством ненужных элементов. Хотя вы к этому привыкли, это все же добавляет немного веса вашему разуму. Вы обременены тем, что у вас так много неоткрытых сообщений, но вы не хотите удалять ни одно из них.

Кто знает? Непрочитанное сообщение в вашем почтовом ящике может спасти ваш скин в будущем. Так что же делать, чтобы очистить папку «Входящие» без потери данных? Путем архивирования! Вот как это сделать.

Что такое архив?

Согласно Кембриджский словарь , архив - это собрание исторических записей, относящихся к месту, организации или семье. Он также определяется как компьютерный файл, используемый для хранения электронной информации или документов, которые вы больше не используете регулярно.

Точно так же в Gmail архив - это хранилище ваших сообщений, которое вы не используете регулярно. Помещение электронного письма в свой архив означает его хранение где-то вне поля зрения и вне памяти. Но он все еще там, если вам нужно когда-нибудь к нему вернуться. Это похоже на ваш подвал, где вы храните вещи, которые вам не нужны, но которые могут пригодиться в будущем.

Когда вы архивируете непрочитанное письмо в Gmail, оно покидает ваш почтовый ящик и сохраняется в папке «Вся почта». Это также будет вычтено из количества ваших непрочитанных сообщений.

Чтобы найти свои заархивированные электронные письма, перейдите в раздел «Вся почта» на боковой панели. В качестве альтернативы вы можете написать в: архив на панели поиска Gmail, чтобы показывать только заархивированные сообщения.

Что делает (и чего не делает) архивирование

Чтобы понять его преимущества, вам нужно знать, что именно происходит, когда вы архивируете старые сообщения Gmail.

Архивированные электронные письма не удаляются автоматически . Архив похож на хранилище. В то время как отправленные в корзину электронные письма автоматически удаляются через 30 дней, заархивированные электронные письма будут оставаться в вашем Gmail, пока вы не удалите их вручную.
Можно искать в архивных письмах . Gmail имеет мощную поисковую систему. Когда вы ищете что-либо, архивированные электронные письма являются частью этого. Если вы хотите исключить их и выполнять поиск только в своем почтовом ящике, введите в: входящие перед поисковым запросом.
Заархивированные электронные письма считаются местом для хранения . Удаленные письма удаляются с вашего диска Gmail, что дает вам больше места. С другой стороны, заархивированные электронные письма по-прежнему занимают место в хранилище, поскольку они по-прежнему являются частью вашего Gmail.
Архивированные электронные письма не помечаются как прочитанные автоматически . Если вы заархивируете электронное письмо, не открывая его, оно останется непрочитанным, пока вы не отреагируете на него.
Можно просматривать заархивированные электронные письма . В Gmail нет вкладки «Архив» для просмотра отправленных вами сообщений. Однако вы можете использовать Вся почта Вкладка, чтобы просматривать электронные письма как из папки «Входящие», так и из архива одновременно.
Архивированные электронные письма работают с ярлыками . Вы можете добавить метку к сообщению, а затем заархивировать его. Ярлык останется. Когда вы нажимаете на ярлык, чтобы увидеть все сообщения, помеченные им, заархивированное электронное письмо также будет отображаться.

Почему «Отметить как прочитанное» недостаточно

Отметка непрочитанного сообщения как прочитанного может уменьшить досадные цифры, но это не так хорошо, как архивирование. Это потому, что ваш почтовый ящик все еще забит беспорядком.

Когда вы архивируете электронное письмо, которое вам не нужно, оно покидает ваш основной экран электронной почты. Таким образом, вы можете сосредоточиться на более важных сообщениях.

должен ли я принести свой игровой компьютер в колледж?

Если вы думаете, что вам понадобится это электронное письмо в будущем, вы все равно можете использовать мощную функцию поиска Gmail, чтобы найти его. В конце концов, вы не захотите пролистывать сотни, если не тысячи писем в поисках чего-то.

Как заархивировать электронное письмо

Независимо от того, входите ли вы в свою учетную запись на смартфоне или компьютере, архивирование выполняется просто и легко.

На твоем компьютере

Сделать это можно тремя способами. Во-первых, чтобы поставьте галочку сообщения, которое вы хотите заархивировать. После этого в верхнем ряду вашего почтового ящика появится ряд значков - нажмите на Архив значок, и Gmail отправит сообщение в папку «Вся почта».

Второй вариант - открыть электронную почту обсуждаемый. После загрузки появятся те же значки, что и выше. Выберите Архив кнопку, и вы вернетесь в свой основной почтовый ящик. А Чат заархивирован . уведомление появится в правом нижнем углу экрана, подтверждая процесс.

Третий вариант - удалить ярлык «Входящие». Щелкнув по Икс на этикетке, Gmail переместит письмо из папки 'Входящие' во 'Вся почта'. Цепочка удалена из ' Входящие 'уведомление должно появиться в правом нижнем углу вашего браузера для подтверждения.

На вашем смартфоне

Галерея изображений (3 изображения) Расширять Расширять Расширять Закрывать

Независимо от того, пользуетесь ли вы Android или iOS, архивирование практически одинаково. Откройте приложение Gmail, а затем сдвинуть сообщение вы хотите заархивировать влево или вправо.

В качестве альтернативы, открыть сообщение затем выберите Архив в правом верхнем меню. Это четвертый значок справа. Вы должны увидеть, как сообщение исчезнет из папки 'Входящие', а 1 отправлено в архив уведомление внизу, когда вы это сделаете.

Наконец, вы можете нажать на Этикетки раздел сразу после темы. А Обозначить как появится окно - снимите флажок Входящие ярлык, затем нажмите Ok . Письмо будет удалено из папки 'Входящие', а Изменен ярлык уведомление появится внизу.

Сохраняйте почтовый ящик в чистоте

Если вы не хотите вручную выбирать электронные письма для архива, используйте функцию фильтрации Gmail, чтобы сделать это автоматически. Это особенно полезно для квитанций, которые вам не нужно видеть, но которые нужно хранить.

Вот пошаговое руководство, как это сделать:

боль - это любовь к самому Интернету, главному покупателю

Откройте письмо, которое хотите автоматически заархивировать.
В верхнем меню выберите трехкнопочное подменю .
Выбирать Фильтровать подобные сообщения .

В строке поиска появится фильтр со значком - нажмите Создать фильтр .
Поставьте галочку на Пропустить входящие (заархивировать) флажок.
(Необязательно) Если вы хотите, чтобы эти сообщения открывались автоматически, отметьте пометить, как прочитанное вариант.
(Необязательно) Чтобы заархивировать существующие сообщения, отметьте Также примените фильтр к # подходящему разговору .
Нажмите на Создать фильтр .

Возврат заархивированного электронного письма

Если вы случайно заархивировали нужное сообщение в своем почтовом ящике, вы можете отменить действие, нажав кнопку Отменить в уведомлении.

Если вы его пропустили, перейдите в Вся почта, затем выберите адрес электронной почты, который хотите вернуть. В верхнем меню выберите Перейти к Входящие .

Если сообщение, которое вы хотите вернуть в свой почтовый ящик, не является недавним, найдите его с помощью панели поиска Gmail. Повторите процедуру, когда вы откроете электронное письмо.

Как архивировать все в Gmail

Если вы хотите начать с чистого листа и заархивировать все сообщения Gmail, вы можете использовать функцию фильтрации Gmail. Вы также можете использовать другие команды для дальнейшего уточнения фильтра.

В строке поиска введите следующее: в: входящие . Это вернет все электронные письма в вашем почтовом ящике.
Если вы хотите уточнить фильтр, напишите до: гггг / мм / дд чтобы включить все электронные письма до определенной даты. Вы также можете использовать после: гггг / мм / дд если вы хотите архивировать только определенный период.
Когда поиск вернет результаты, нажмите на галочка в верхнем меню.
Уведомление, говорящее Выбраны все 100 разговоров на этой странице. Выберите все разговоры, соответствующие этому поиску будет появляться.
Нажмите на Выберите все разговоры, соответствующие этому поиску
Выбрать Кнопка архивации
К Подтвердить массовое действие появится окно. Выбирать Ok .

В зависимости от того, сколько писем у вас есть, Gmail потребуется некоторое время с этим фильтром. Но через некоторое время все ваши электронные письма исчезнут из почтового ящика и будут надежно храниться в архиве. Это самый простой шаг к достижению и поддержанию нуля почтовых ящиков.

Нулевой почтовый ящик на неограниченный срок

Используя приведенные здесь советы и рекомендации, теперь легко получить доступ к нулевому почтовому ящику. Используйте мощную панель поиска и фильтр Gmail для автоматической отправки писем в архив, сохраняя ваш почтовый ящик чистым от беспорядка на всю жизнь.

Дальнейшее улучшение работы с электронной почтой, узнав, как запланировать рассылку писем или принеся Работа с приложением Gmail на Mac . Изучите секреты Gmail и будьте максимально продуктивны при работе с электронной почтой.

Делиться Делиться Твитнуть Эл. адрес 6 самых популярных провайдеров электронной почты, лучше, чем Gmail и Yahoo Mail

Все эти популярные провайдеры электронной почты предлагают различные преимущества, которые отличают их от Gmail и Yahoo Mail.

Читать далее Похожие темы

Интернет
Продуктивность
Gmail
Подсказки по электронной почте
Тайм-менеджмент
Google Inbox
Входящие нулевые
Советы по продуктивности

Об авторе Джови моралес(Опубликовано 77 статей)

Джови - писатель, профессиональный тренер и пилот. Он полюбил все, что угодно, с тех пор, как его отец купил настольный компьютер, когда ему было 5 лет. С тех пор он использует и максимизирует технологии во всех аспектах своей жизни.

Ещё от Jowi Morales

Подписывайтесь на нашу новостную рассылку

Подпишитесь на нашу рассылку технических советов, обзоров, бесплатных электронных книг и эксклюзивных предложений!

Нажмите здесь, чтобы подписаться