Home-theater-designers
В 1971 году первое электронное письмо было отправлено с одного компьютера на другой. Теперь, 269 миллиардов писем отправляются каждый день.
Невозможно представить, сколько из этих писем не нужны. Сколько служат только для того, чтобы вызвать еще большее недоумение. Чтобы сжечь еще больше внимания и терпения их адресатов.
Но одно можно сказать наверняка: если бы больше людей начали эффективно отвечать на электронные письма, мы все были бы прикованы к нашим почтовым ящикам немного менее жестко, и наше беспокойство по поводу электронной почты было бы немного менее изнурительным.
Самым очевидным решением здесь является не просто «встроенный ответ», а встроенный ответ. должным образом . Встроенный ответ - это когда вы отвечаете в основной части письма, а не пишете собственное письмо с нуля.
Встроенный ответ - это то, что большинство из нас время от времени уже делает. Но мы должны отвечать в строке далеко чаще. И мы должны делать это с учетом нескольких правил, чтобы эти сложные цепочки писем были организованы и легко отслеживались.
Мы отвечаем на электронное письмо неправильно
Противоположность встроенному ответу - это то, что часто называют «топ-публикацией». Здесь вы нажимаете «Ответить на электронное письмо» и просто начинаете вводить текст в верхней части текстового поля. Так состоит большая часть электронной почты сегодня. Но если вы не имеете дело с чрезвычайно простыми переписками по электронной почте, публикация популярных сообщений может вызвать всевозможные проблемы.
Во-первых, когда публикация занимает первое место, обращение к исходному письму становится огромной проблемой, которая включает в себя просмотр электронной почты за электронной почтой, чтобы найти то, что вы ищете. Затем вам нужно прокрутить назад до электронного письма, которое вы составляете, чтобы, возможно, перефразировать то, что вы только что нашли, вне контекста и часто упуская важные моменты.
Иногда получатель может ответить на ваше письмо в совершенно новой цепочке писем, что означает, что ваш разговор теперь происходит в двух или более отдельных цепочках.
Если вы участвуете в групповом разговоре, все становится еще хуже. Отслеживание того, кто на что отвечает, когда и на что. те ответы становится почти невозможным.
Встроенный ответ - это решение
Вместо того, чтобы писать в топ, мы должны отвечать в линию - то есть в теле исходного сообщения электронной почты. В Outlook и Apple Mail вы можете увидеть исходное сообщение, как только нажмете «Ответить». В Gmail просто нажмите три точки в нижней части экрана создания сообщения, чтобы отобразить беседу.
Кончик: Чтобы удалить вертикальную строку 'цитата' из ответа в Gmail, выделите все письмо целиком, затем нажмите отступ меньше кнопка.
Встроенный ответ решает проблему необходимости прокрутки массы сообщений, потому что исходное электронное письмо включено и доступно для поиска в самом последнем сообщении, которое вы получили в этом разговоре. Это означает, что все находится в контексте.
Кроме того, вам не нужно тратить время на обобщение ответов других людей или копирование фрагментов электронных писем, чтобы ваши собственные ответы имели смысл. Благодаря встроенным ответам каждый может вернуться ко всему в любое время.
А для цепочек с участием нескольких человек легко различить, кто что сказал и кому ответил (если все сделано правильно).
Встроенный ответ правильно
Когда большинство людей отвечают встроенными в текст, они просто пишут свои ответы рядом с текстом, на который они хотят ответить, и выделяют его жирным или красным шрифтом.
Это далеко не идеально. Как только кто-то открывает электронное письмо в виде обычного текста, он не видит этого форматирования. И как только в цепочке участвует больше двух человек, все может быстро запутаться.
Итак, вот краткое руководство по должным образом встроенный ответ, масштабируемый и сводящий к минимуму путаницу.
1. Не полагайтесь на форматирование
Как уже упоминалось, в некоторых случаях получатель может не видеть форматирование, которое вы включаете в электронное письмо (например, они могут предпочесть простой текст). Если кто-то страдает дальтонизмом, ему может быть трудно следить за нитками, содержащими несколько цветов.
приложения, которые дают вам номер телефона
В любом случае используйте форматирование, чтобы упростить поиск ответов при сканировании электронной почты. Но не полагайся исключительно в теме.
2. В предисловии указывается ваше имя.
Вместо того, чтобы полагаться на форматирование, возьмите за правило ставить перед всеми ответами свое имя и, если вам нужно быть особенно организованными, дату. Попросите всех получателей сделать то же самое.
В настоящее время в Gmail у вас нет другого выбора, кроме как ввести свое имя вручную. То же самое и с безукоризненным приложением Apple Mail.
Однако, если вы используете Outlook, есть функция, которая автоматически ставит перед ответами ваше имя. Для этого перейдите в Файл> Параметры> Почта . Затем перейдите в Ответы и пересылка , проверить Предисловие к комментариям с поле и введите свое имя в текстовое поле. Когда вы отвечаете в теле письма, ваше имя автоматически появляется в скобках.
Mailbird также имеет эту опцию по умолчанию.
3. Используйте разрывы строк, пожалуйста
Каждый раз, когда вы оставляете встроенный ответ, он должен быть на новой строке, а не вставлен в середине предложения или в конце абзаца.
Это упрощает другим людям возможность отвечать на ваши комментарии и значительно упрощает сканирование разговора, происходящего вокруг каждой точки.
4. Отступы в многоуровневых ответах.
Когда в одном электронном письме адресовано несколько точек, в одном сообщении будет происходить несколько потоков.
Чтобы все было организовано, вы должны делать отступы для цепочек ответов, чтобы было очевидно, какие комментарии относятся к каждому пункту. Я лично нахожу использование угловых скобок (>) наиболее интуитивно понятными символами здесь, поскольку маркеры могут не отображаться в электронных письмах с открытым текстом.
Это сэкономит вам много усилий, пытаясь выяснить, на какую часть разговора вам нужно обратить внимание.
5. Последнее средство: используйте лучший инструмент
Никто не претендует на то, чтобы встроенные ответы были здесь идеальным решением. Но если у вас нет выбора, кроме как использовать электронную почту, найдите время, чтобы написать эффективные и действенные электронные письма. По причинам, указанным выше, встроенный ответ - лучший способ продолжить работу над проектом. Это также помогает всем поддерживать многочисленные беседы в цепочках электронной почты, не тратя время на просмотр длинных списков прошлых писем.
Однако если вы обнаружите, что даже встроенные ответы становятся слишком сложными или если ваши коллеги не могут привыкнуть правильно отвечать встроенными сообщениями, возможно, пришло время поискать другой инструмент.
Коммуникационные инструменты, такие как Слабина , Yammer , а также Толкаться упростить сложное командное общение. Вместо того, чтобы продолжать бороться с электронной почтой, возможно, пришло время попробовать один из них.
Распространить слово
Когда вы примете эти простые правила встроенного ответа, многие получатели оценят эффективность этого электронного письма и начнут естественным образом имитировать ваш подход.
Если они, естественно, не копируют ваш продуманный этикет по электронной почте, подтолкните их к этому. Отправьте им эту статью. Опишите, как вы хотите, чтобы они ответили, и объясните, что это сэкономит массу неправильно понятых сообщений, потраченное впустую время и потерю контекста.
Обратной стороны на самом деле нет.
Как вы думаете, эти правила помогут вам оставаться в курсе сложных переписок по электронной почте? Есть ли какие-нибудь другие подсказки, которые, по вашему мнению, будут вам полезны?
Кредит изображения: sangoiri / Depositphotos
Делиться Делиться Твитнуть Эл. адрес Руководство по анимации речи для новичковОживить речь может быть непросто. Если вы готовы начать добавлять диалог в свой проект, мы разберем этот процесс за вас.
Читать далее Похожие темы- Продуктивность
- Gmail
- Подсказки по электронной почте
- Apple Mail
- Microsoft Outlook
Роб Найтингейл получил степень по философии в Йоркском университете в Великобритании. Он работал менеджером по социальным сетям и консультантом более пяти лет, проводя семинары в нескольких странах. Последние два года Роб также был писателем по технологиям, менеджером по социальным сетям и редактором информационных бюллетеней MakeUseOf. Обычно вы обнаружите, что он путешествует по миру, изучает редактирование видео и экспериментирует с фотографией.
Ещё от Rob NightingaleПодписывайтесь на нашу новостную рассылку
Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!
скачивать видео онлайн с любого сайтаНажмите здесь, чтобы подписаться