Как сделать слияние писем в Word

Как сделать слияние писем в Word

Используя слияние почты, вы можете персонализировать массовые рассылки и письма с помощью заполнителей. Все, что вам нужно, это база контактов и шаблон для писем или писем к ним.





В этой статье мы покажем вам, как создать слияние Microsoft Word с помощью базы данных Excel. Действия взяты из Microsoft Word и Excel 2016, но процесс одинаков для всех выпусков.



Как сделать рассылку из Excel

Слияние использует источники данных из базы данных и помещает их в соответствующие заполнители для персонализации ваших массовых рассылок. Эти базы данных могут быть любыми из приведенного ниже списка:





1. Откройте свой Майкрософт Эксель электронная таблица.

2. Создайте список контактов вручную в Слово при использовании слияния почты.



3. Выберите данные контактов из приложения Microsoft Outlook.

У вас есть два набора опций на выбор:



как взломать веб-камеру
  • Контакты Gmail в совместимом файле.
  • Microsoft SQL Server.

База данных книги Microsoft Excel является наиболее предпочтительной, когда вам нужно использовать слияние почты в Word. Для слияния почты вы будете использовать Excel, чтобы создать базу данных, которую Word будет использовать в дальнейшем.

Если у вас нет файла Excel с контактными данными, вы можете использовать этот образец файла Excel для пробных целей .



Чтобы избежать каких-либо несоответствий в ваших массовых электронных письмах или письмах, вам необходимо настроить файл Excel, как указано ниже:

  1. В первой строке должны быть только заголовки столбцов, начиная с ячейка A1 . Word будет использовать эти заголовки столбцов как Объединить поля при использовании слияния почты Microsoft Word.
  2. Вам следует отредактировать заголовки столбцов, чтобы они соответствовали именам заполнителей, которые вы будете использовать в документе электронного письма или шаблона письма.
  3. Вам необходимо убедиться, что файл электронной таблицы содержит контактные данные в виде одной записи для каждого шаблона строки. Например, в текущем руководстве все доступные контактные данные клиента Джеймс Батт доступен между ячейки A2 а также J2 .
  4. Числовые данные для любого контакта, такие как почтовые индексы, проценты скидок, пробеги, валюты и т. Д., Должны быть в соответствующем числовом формате.
  5. Чтобы внести какие-либо изменения, выберите ячейку или диапазон ячеек, содержащих числа.
  6. в Вкладка 'Главная' , в пределах Лента щелкните значок стрелка раскрывающегося списка Помимо Общее .
  7. Внесите все дополнения, прежде чем связывать документ Word слияния почты с файлом базы данных Excel. Как только вы внесете все изменения, спасти файл Excel.
  8. Файл базы данных Excel ваших контактов должен находиться в локальном хранилище вашего компьютера.
  9. Убедитесь, что все данные находятся на первом листе книги Excel.

Как сделать слияние писем в Word

После создания базы данных в Excel вам необходимо открыть шаблон электронного письма или письма, которое вы хотите отправить множеству получателей. Следуйте инструкциям, указанным ниже:

1. О Лента , нажать на Вкладка 'Рассылки' .

2. В Начать группу слияния писем , вам нужно будет нажать на Начать слияние .

3. Вы увидите шесть типов документов для слияния. Нажмите на Письма или Сообщения электронной почты .

Связанный: Как печатать этикетки с помощью слияния в Microsoft Word и Excel

4. О Начать слияние группа, нажмите на Выберите получателей . Вы увидите такие параметры, как «Введите новый список», «Использовать существующий список» и «Выбрать из контактов Outlook».

5. Вы можете выбрать любой из трех вышеперечисленных вариантов в зависимости от того, как вы хотите связать список контактов с шаблоном письма. В этом руководстве давайте выберем Использовать существующий список утилизировать база данных Excel которые вы создали или скачали ранее.

6. О Выберите источник данных В диалоговом окне найдите папку, в которой доступен файл базы данных Excel. Найдя файл, выберите его и нажмите Открытым для загрузки базы данных в слияние Word.

как изменить цвет фона css

7. Вы увидите Выбрать таблицу диалоговое окно. Выйдите из окна, нажав Ok без внесения каких-либо изменений в диалоговое окно.

8. Замечательно! Вы успешно связали исходные данные с программой слияния писем Word.

9. Word автоматически сопоставляет заголовки столбцов базы данных с элементами поля слияния. Чтобы обеспечить соответствующее соответствие, перейдите к Группа 'Запись и вставка полей' на Вкладка 'Рассылки' принадлежащий Лента а затем нажмите на Поля совпадений .

10. Поля совпадений появится диалоговое окно. В левом столбце вы увидите элементы поля слияния. Справа вы найдете совпадающие данные из связанной базы данных Excel.

11. То же самое произойдет, если вы используете другие исходные данные, такие как контакты Outlook или экспортированные контакты из Gmail. Прокрутите список, чтобы убедиться в отсутствии несовпадений. Нажмите на Ok слишком близко.

12. В шаблоне письма поместите курсор перед первой буквой и нажмите Входить несколько раз, чтобы освободить место над телом письма.

13. Поместите курсор в верхнюю часть документа и нажмите Блок адреса в Группа 'Запись и вставка полей' на Вкладка 'Рассылки' принадлежащий Лента .

14. С левой стороны Вставить блок адреса В диалоговом окне вы можете выбрать имя, название компании, адрес, страну и т. д., параметры форматирования. Справа вы увидите предварительный просмотр блока адреса.

15. Вы можете использовать Поля совпадений варианты исправления несоответствия входных данных. Нажмите Ok добавить AddressBlock внутри шевронов.

16. Затем нажмите кнопку Линия приветствия в Запись и вставка полей группа после AddressBlock , задавая ему межстрочный интервал.

17. Вставить строку приветствия появится диалоговое окно. Вы можете внести изменения по своему усмотрению, а затем нажать Ok . В GreetingLine в шевронах будет отображаться в письме.

18. Вы можете нажать на Предварительный просмотр результатов команда на Лента чтобы посмотреть, как выглядит письмо.

19. Вы также можете добавить настраиваемые поля слияния помимо AddressBlock а также GreetingLine . Допустим, вы хотите добавить Марка и модель автомобиля в теле письма.

20. Для этого откройте файл базы данных Excel, связанный с объединением писем, и добавьте Марка и модель автомобиля заголовок столбца. Введите данные об автомобиле и спасти файл Excel.

21. Теперь перейдите к документу Word слияния почты и повторите шаги четыре , пять , а также шесть .

22. Теперь выберите любое слово или несколько слов в теле письма и нажмите Вставить поле слияния на Группа 'Запись и вставка полей' .

23. О Вставить поле слияния коробка, выберите Поля базы данных , а затем выберите Марка и модель автомобиля . Нажмите на Вставлять чтобы добавить настраиваемое поле слияния.

24. Таким образом вы можете добавить столько переменных-заполнителей, сколько хотите, чтобы настроить каждое письмо или электронное письмо, которое вы отправляете. При слиянии писем Microsoft Word данные автоматически сопоставляются с именами получателей.

25. О Лента , нажмите на Завершить и объединить команду, а затем выберите Распечатать документы или Отправить сообщения электронной почты . Вы также можете нажать на Редактировать отдельные документы чтобы вычитать свои электронные письма или письма перед их отправкой.

Используйте слияние для повышения производительности электронной почты

Теперь вы знаете, как выполнить слияние писем с помощью Microsoft Word и Excel. Используйте слияние, чтобы быстрее отправлять индивидуальные электронные письма и устанавливать хорошие отношения со своими профессиональными или личными контактами. Продолжайте использовать Word, чтобы упростить вашу профессиональную и личную жизнь, чем раньше.

распечатать список файлов в папке и подпапках windows 10
Делиться Делиться Твитнуть Эл. адрес 10 скрытых функций Microsoft Word, которые сделают вашу жизнь проще

Microsoft Word не был бы таким инструментом без его продуктивных функций. Вот несколько функций, которые могут помочь вам каждый день.

Читать далее Похожие темы
  • Продуктивность
  • Подсказки по электронной почте
  • Советы по работе с таблицами
  • Microsoft Word
  • Майкрософт Эксель
  • Слияние писем
  • Советы по Microsoft Office
Об авторе Тамал Дас(Опубликовано 100 статей)

Тамал - внештатный писатель в MakeUseOf. Получив значительный опыт в области технологий, финансов и бизнес-процессов на своей предыдущей работе в ИТ-консалтинговой компании, он начал писать как постоянную профессию 3 года назад. Он не пишет о продуктивности и последних технических новостях, но любит играть в Splinter Cell и смотреть Netflix / Prime Video.

Ещё от Tamal Das

Подписывайтесь на нашу новостную рассылку

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Нажмите здесь, чтобы подписаться