Home-theater-designers
Слияние почты может сэкономить ваше время и усилия, поэтому изучите процесс от начала до конца с помощью этого руководства.
Практически каждый, кто знаком с пакетом Office, слышал о слиянии писем, но многие не знают, как именно выполняется этот процесс. Это проще, чем вы думаете - если вы заранее знаете, как настроить документы и объединить их в Word.
После того, как вы начнете работать, вы будете использовать эту функцию для создания всего из индивидуальные каталожные карточки к массовой рассылке по месту работы. Слияние писем пугает только в первый раз, и вы можете убедиться в этом сами, пройдя это пошаговое руководство.
Для этого руководства мы использовали новый Office 2016, но этот процесс применим и к более старым версиям Microsoft Word и Excel.
Как настроить исходный документ
Mail Merge работает, заполняя указанные поля документа данными из другого источника, обычно база данных или электронная таблица . Первым шагом к успешному слиянию является настройка исходного документа и обеспечение того, чтобы он был отформатирован таким образом, чтобы Word мог его понять.
Учитывая, что это наиболее распространенное использование этой техники, наш пример будет сосредоточен на размещении отдельных имен и адресов в общей массовой рассылке. Поля, которые мы включим, - это имя, компания, адрес, город, штат и почтовый индекс, но эти особенности не важны, если вы следуете общему процессу.
Использование Excel
Если вы используете Excel для создания исходного документа, вам просто нужно создать таблицу со всей соответствующей информацией, которая может быть включена в это слияние или в будущую рассылку.
Основная идея здесь состоит в том, чтобы разделить различную информацию на отдельные столбцы и дать каждому соответствующий заголовок. Это упрощает выбор этих деталей позже, что позволяет использовать один и тот же исходный документ для создания чего угодно, от идентификационного значка до адресной метки.
Затем выберите все свои данные (включая заголовки столбцов), перейдите к Формулы вкладка и выберите Определить имя .
Вам будет предложено указать имя для вашего набора данных, поэтому выберите что-нибудь подходящее. Если вы, вероятно, будете курировать несколько проектов слияния писем для разных рассылок, разумно добавить что-то узнаваемое, чтобы различать их в дальнейшем. Как только это будет сделано, сохраните свою работу и закройте электронную таблицу.
Использование Word
Вы также можете использовать файл Word в качестве исходного документа, но для этого потребуется немного больше усилий. Вам нужно будет накрыть стол, чтобы все было в порядке , так что отправляйтесь в Вставлять вкладка, найдите Таблицы раздел и щелкните раскрывающийся список. Укажите размер таблицы, необходимый для вашего проекта, а затем начните заполнять ее своими данными.
мой Xbox One не подключается к Интернету
Здесь не нужно особо беспокоиться о форматировании, поскольку этот документ предназначен исключительно для использования в качестве исходного файла для вашего слияния. Однако точность является ключевым фактором, поэтому убедитесь, что все ваши данные помещены в правильные столбцы и имеют правильный заголовок. Когда вы закончите, сохраните документ и на время закройте его.
Запуск слияния почты
Откройте Word и создайте новый документ. Направляйтесь к Рассылки вкладку и щелкните Начать слияние раскрывающийся список, чтобы выбрать желаемый проект.
Здесь процесс может немного отличаться, в зависимости от того, что вы хотите сделать. Если бы я делал этикетку или что-то еще, что могло быть напечатано на нестандартной бумаге, мне был бы представлен другой экран, который позволил бы мне указать некоторые дополнительные параметры печати.
как выключить микрофон на windows 10
В этом случае выберите Дефолт лоток, если у вас нет причин поступить иначе, а затем выберите соответствующий номер продукта, чтобы Word мог применить правильный шаблон.
Импорт исходных данных
Заложив эти основы, мы можем приступить к импорту информации, которую мы ввели в исходный документ в начале процесса. Направляйтесь к Рассылки вкладку еще раз, нажмите на Выберите получателей и выберите Использовать существующий список .
Перейдите к исходному документу, независимо от того, был ли он создан в Word или Excel - пакет Microsoft Office будет хорошо работать вместе в большинстве ситуаций. Если вы используете электронную таблицу, вам будет предложено подтвердить, какую таблицу вы выбираете, и убедитесь, что флажок установлен Первая строка данных содержит заголовки столбцов стоит галочка. Теперь отправляйтесь в Запись и вставка полей раздел Рассылки вкладку и нажмите на Блок адреса (или что угодно, что имеет смысл для вашего проекта).
Здесь вы сможете точно настроить, какие поля переносятся из исходного документа в окончательное почтовое сообщение. Для еще большего количества вариантов на этом этапе мы могли бы добавить имя, отчество и фамилию наших получателей в виде отдельных столбцов, что расширило бы список доступных вариантов в Вставьте имя получателя в этом формате поле. Однако это строго необязательно.
Инструмент блокировки адресов отлично подходит для тех, кто хочет ускорить слияние почты, но если вы хотите оговорить как именно оформлен ваш документ рассмотрите возможность использования Вставить поле слияния вариант под Запись и вставка полей раздел, чтобы разместить каждое поле вручную. После того, как вы вставили свои поля в документ, вы можете использовать Предварительный просмотр результатов чтобы увидеть, как он будет печататься после заполнения.
Пришло время внести любые изменения в форматирование, которые могут вам понадобиться; изменение шрифта, настройка расположения каждого поля на странице и любые эстетические элементы, которые вы хотите добавить. Как только это будет сделано, перейдите на вкладку «Рассылки» еще раз и нажмите Завершить и объединить под Заканчивать раздел. Заполненные вами документы должны быть готовы и ждут, когда вы их распечатаете и отправите по почте.
Если вы хотите что-то попроще, обратите внимание на лучших производителей этикеток, которые вы можете купить.
Делиться Делиться Твитнуть Эл. адрес 5 советов, как зарядить ваши машины VirtualBox LinuxУстали от низкой производительности виртуальных машин? Вот что вам нужно сделать, чтобы повысить производительность VirtualBox.
Читать далее Похожие темы- Продуктивность
- Microsoft Word
- Майкрософт Эксель
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2010
- Microsoft Office 2007
- Слияние писем
- Microsoft Office 2016
Английский писатель, в настоящее время проживающий в США. Найдите меня в Твиттере через @radjonze.
Ещё от Brad JonesПодписывайтесь на нашу новостную рассылку
Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!
Нажмите здесь, чтобы подписаться