Как удалить дубликаты в Excel

Иногда ваша электронная таблица Excel ускользает от вас, и вы можете обнаружить, что она нуждается в хорошей очистке. Особенно распространенная проблема - это дублирование информации в нескольких ячейках или строках. Итак, вот несколько простых способов найти и удалить повторяющиеся данные в Excel, чтобы исправить это.

Как найти повторяющиеся значения в Excel

Перед удалением повторяющихся значений рекомендуется находить и выделять повторяющиеся значения в Excel. При удалении значений они навсегда удаляются из электронной таблицы Excel, поэтому их выделение в первую очередь дает вам возможность просмотреть дубликаты и убедиться, что они вам не нужны.

В нашем примере мы будем использовать следующую таблицу:

Наш вымышленный пользователь отслеживает все написанные ею перьевые ручки. Электронная таблица содержит информацию о ручке и цвете чернил, которые в данный момент находятся в ручке. Но она подозревает, что несколько раз случайно вошла в некоторые из своих загонов.

Самый простой способ определить повторяющиеся значения - использовать условное форматирование. Чтобы выделить повторяющиеся значения с помощью условного форматирования, выполните следующие действия:

Выделите ячейки, которые нужно проверить на наличие дубликатов.
Под Дом вкладку, нажмите на Условное форматирование в Стили группа.
Выбирать Выделите Правила ячеек> Повторяющиеся значения .
Появится всплывающее окно, в котором можно выбрать формат стиля для повторяющихся ячеек.
По завершении нажмите Ok .

Этот метод выделяет дубликаты в каждом столбце или строке. Как вы можете видеть ниже, любая компания, модель или цвет чернил, перечисленные более одного раза, будут выделены.

В этом примере нам нужно просмотреть столбец «Модель», чтобы найти повторяющиеся перья. У нас есть две ручки Student, 41 и Preppy. У 41-х разные чернила, поэтому, скорее всего, это разные ручки. Но ручки Student и Preppy могут быть дубликатами.

Как видите, этот метод не идеален.

Он находит каждую повторяющуюся ячейку, но в этом случае нас интересует только поиск повторяющихся строк. У вас может быть много разных ручек от одной компании с одинаковыми чернилами. Но вероятность того, что у вас будет более одного пера одной компании, модели и цвета чернил, меньше.

Связано: Автоматическое форматирование данных в электронных таблицах Excel с помощью условного форматирования

Как выделить повторяющиеся строки в Excel с помощью настраиваемой формулы

Excel позволяет создавать настраиваемое условное форматирование с помощью формул. Мы можем использовать этот метод для выявления повторяющихся строк. Выбор этого параметра аналогичен тому, как мы выбирали повторяющиеся значения выше, за исключением того, что вместо выбора Выделить правила ячейки , Выбрать Новое правило вместо.

Появится всплывающее меню. Установить Стиль к Классический , затем откройте следующее раскрывающееся меню и выберите Используйте формулу, чтобы определить, какие ячейки нужно форматировать .

Формула, которую мы хотим ввести:

COUNTIFS($A:$A,$A2,$B:$B,$B2,$C:$C,$C2)>1

Давайте подробнее рассмотрим эту формулу.

Формулы условного формирования должны возвращать истинный или ложный ответ. Если ответ верный, применяется форматирование. Это уравнение верно, когда оно насчитывает более одной строки с одинаковой информацией.

Чтобы проверить строки на наличие дубликатов, формула сначала выбирает столбец ($ A $ 2: $ A $ 14). Мы используем абсолютное местоположение, потому что хотим, чтобы все использовали один и тот же диапазон ячеек при оценке строк на наличие дубликатов.

Следующая переменная - это цель, которую мы проверяем на наличие повторяющегося значения ($ A2). На этот раз для столбца используется абсолютное расположение, но не для строки. Это позволяет нашей формуле постепенно проверять каждую строку.

Мы повторяем это для каждого столбца в строке.

После ввода формулы не забудьте выбрать стиль форматирования. По умолчанию стиль отсутствует. Итак, даже если вы все сделаете правильно, если вы забудете этот шаг, вы не увидите результатов.

После этого наша таблица выглядела так:

Этот метод выделяет только повторяющиеся строки целиком. Найдя все дубликаты в своей таблице Excel, вы можете решить, нужно ли их удалить.

Как удалить дубликаты в Excel

В Excel легко удалить дубликаты. Под Данные вкладка в Инструменты для работы с данными группа, вы найдете возможность Удалить дубликаты . Этот инструмент очень удобен, поскольку позволяет выбрать столбцы, которые вы хотите проверить.

Чтобы использовать этот инструмент, выберите свои данные и нажмите Удалить дубликаты .

Когда вы это сделаете, появится всплывающее окно, в котором вы сможете выбрать, какие столбцы проверять на наличие дубликатов. если ты Выбрать все столбцы, удаляются только повторяющиеся строки.

Однако вам не обязательно выбирать все столбцы. Например, если я хочу узнать, какие чернила в настоящее время находятся в перьях, вы можете выбрать Цвет чернил и удалите повторяющиеся цвета. Это оставит первое перо, использующее новый цвет, и удалит все последующие записи.

Использование инструмента «Удалить дубликаты» в Excel автоматически удаляет повторяющиеся записи.

Связанный: Как легко удалить пустые строки в Excel

Если вы хотите только временно удалить повторяющиеся записи, но не удалять их, то вы можете вместо этого отфильтровать свои данные.

Как отфильтровать дубликаты в Excel

Фильтры позволяют вам управлять объемом отображаемых данных без фактического удаления каких-либо значений. Вы можете найти параметры фильтра под Данные вкладка в Сортировать и фильтровать группа.

Есть много разных способов фильтрации данных в Excel. В приведенном ниже примере показано только, как отфильтровать повторяющиеся значения:

компьютер не читает внешний жесткий диск

Выберите данные, которые вы хотите фильтровать.
Нажмите Передовой в Сортировать и фильтровать Группа.
Во всплывающем окне включите опцию отображения Только уникальные записи .
Нажмите Ok .

Фильтрация этих данных заставляет Excel скрывать любые повторяющиеся строки. Итак, в нашем примере дублированные ручки Student и Preppy были скрыты.

Но повторяющиеся данные никуда не делись, они просто скрыты от просмотра. Вот почему наша таблица по-прежнему отформатирована в соответствии с созданным нами ранее правилом, несмотря на то, что не появляются повторяющиеся перья.

Фактически, если вы посмотрите на номера строк, вы увидите, где спрятаны две строки. Строки перескакивают с семи на девять и снова переходят между 12 и 14. Данные не исчезли, они просто скрылись из поля зрения.

Обзор способов удаления дубликатов

Первый шаг в очистке ваших данных - выявление любых дубликатов. Удаление дубликатов в Excel приводит к безвозвратному удалению данных. Выделение их дает вам возможность сначала оценить дубликаты. А если вас интересуют повторяющиеся строки, вам нужно использовать формулы условного форматирования, чтобы найти их.

И, наконец, если вы не хотите удалять повторяющиеся данные, рассмотрите возможность использования вместо этого фильтра. Это скрывает их от просмотра, фактически не удаляя дублирующиеся данные из Excel.

Делиться Делиться Твитнуть Эл. адрес Как выделить каждую строку в Excel

Сделайте ваши таблицы Excel более удобными для чтения, выделив все остальные строки разными цветами с помощью этих методов.

Читать далее Похожие темы

Продуктивность
Таблица
Майкрософт Эксель
Анализ данных

Об авторе Дженнифер Ситон(Опубликовано 21 статья)

Дж. Ситон - научный писатель, специализирующийся на рассмотрении сложных тем. Она имеет докторскую степень в Университете Саскачевана; ее исследование было сосредоточено на использовании игрового обучения для повышения вовлеченности студентов в онлайн. Когда она не работает, вы обнаружите, что она читает, играет в видеоигры или работает в саду.

Ещё от Jennifer Seaton

Подписывайтесь на нашу новостную рассылку

Подпишитесь на нашу рассылку технических советов, обзоров, бесплатных электронных книг и эксклюзивных предложений!

Нажмите здесь, чтобы подписаться