Home-theater-designers
Мы отправляем и получаем электронные письма каждый день. Тем не менее, мы совершаем досадные ошибки, которые не можем исправить ». Таким образом, написать эффективное электронное письмо, которое будет удерживать читателя от действий, и при этом помнить о проблемах нашего мира, может быть непросто.
Имея это в виду, мы составили несколько важных правил, которые вам необходимо знать при отправке электронных писем людям. Следуйте этим простым правилам, чтобы писать более качественные электронные письма без особых усилий.
1. Еще раз подумайте о приветствиях и одобрениях
Надеюсь, у вас отличная неделя! раньше был прекрасным способом начать электронное письмо. Уже нет! Учитывая, насколько неопределенна жизнь, это может показаться небрежным и излишне отстраненным.
То же самое касается подписей, таких как «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» или «Приветствия», которые раньше работали отлично, но иногда могут казаться оторванными от реальности.
Так почему бы не сделать его простым и искренним? Используйте такие подписи, как «Оставайтесь в безопасности», «Береги себя» или «Искренне». Что касается приветствий, то «Надежда, все в порядке» или «Надежда, что вы и ваши близкие в безопасности» могут быть хорошей отправной точкой.
2. Включите четкую строку темы
Это правило электронной почты так же старо, как и сама электронная почта. Это потому, что люди часто решают, будут ли они открывать электронное письмо, основываясь на теме письма.
Сейчас, когда вся наша работа ведется онлайн, необходимость расставлять приоритеты в том, что важно, и игнорировать то, что не является решающим. Следовательно, если вы все еще оставляете строку темы пустой, скорее всего, ваше электронное письмо будет проигнорировано.
В идеальной теме письма должно быть менее 10 слов. Выберите тот, который решает ваши проблемы и сообщает, о чем идет речь. Предложение для авиационного проекта, перенесенная встреча или быстрые вопросы о вашей презентации - вот несколько хороших примеров темы, на которую вы можете ориентироваться.
3. Используйте профессиональную подпись
Имейте заранее заданный блок подписи, который вы используете для ответа на электронные письма на всех своих личных устройствах. На нем должно быть ваше имя, название вашей компании и ваша контактная информация.
Это даст вашему получателю хорошее представление о том, кто вы и как с вами связаться, если возникнет такая необходимость. Что касается шрифта и размера вашей профессиональной подписи, убедитесь, что он такой же, как и остальная часть электронного письма.
Также, заканчивайте свои электронные письма с уверенностью но не переусердствуйте с высказываниями или личными подробностями.
4. Представьтесь, если вы впервые встречаетесь виртуально
Все мы сталкивались с ситуациями, когда нам приходилось писать кому-то, кого мы не встречали. Получение электронного письма от незнакомца может быть странным. И это легко.
Итак, найдите минутку, чтобы представиться получателю электронного письма. Контекст имеет решающее значение, и первое впечатление по-прежнему имеет значение. Итак, добавьте строку вроде «Привет! Это Трейси из Multiseon Pvt. Ltd, и я пишу электронное письмо, потому что вы выразили заинтересованность в покупке наших электронных продуктов.
Или, когда вас представляют кому-то по электронной почте, вы также можете написать ему, как приятно встретиться с ним по электронной почте.
5. Пишите милосердные электронные письма
Мы не можем подчеркнуть важность этого. Жизнь тяжела. Прежде всего, это очень неопределенное.
Они пропустили дедлайн? Разве они не пришли на запланированную встречу Google Meet? Прежде чем отправить суровое электронное письмо, остановитесь и подумайте над этим. Что делать, если потребуется неотложная медицинская помощь?
Поэтому проявите сострадание и поинтересуйтесь, все ли с ними в порядке. Письмо вроде «Мы пропустили тебя на сегодняшней встрече». Просто проверяю, все в порядке. могут строить отношения, которые выдерживают испытание временем.
6. Сжимайте / изменяйте размер и называйте прикрепленные файлы, когда сможете
Мы мало говорим об этом правиле электронной почты, потому что при отправке больших вложений мы автоматически предполагаем, что у получателя достаточно места. Для загрузки больших файлов требуется больше времени, и они могут сразу же надоедать.
Следовательно, сделайте упор на их сжатие или изменение размера. Если вы отправляете слишком много файлов одновременно, рекомендуется добавить вежливую заметку с указанием, для чего нужны вложения.
Кроме того, присвойте вложениям имена перед их отправкой. Отправляете свое резюме? Переименуйте файл в Tracy_Mackenzie_CV и начните с правой ноги.
7. Не используйте электронную почту как другое приложение для обмена мгновенными сообщениями.
Причина, по которой мы все любим мгновенный обмен сообщениями, заключается в том, что он мгновенный.
Но когда вы смешиваете их и используете электронную почту вместо обмена мгновенными сообщениями, вы рискуете стать раздражающим и непрофессиональным.
Следовательно, вы должны знать, когда отправлять электронное письмо, а когда отвечать другим. Не делайте ошибки, отправляя слишком много дополнительных писем, потому что они могут работать из дома. Также не звоните кому-либо с просьбой проверить электронную почту.
Если это срочно, воспользуйтесь другим способом связи.
8. Используйте юмор, чтобы лечить, но экономно.
Хотя многие используют юмор, чтобы поднять настроение в эти необычные времена, проблема с использованием юмора в электронных письмах заключается в том, что он может иметь неприятные последствия.
Если вы хотите использовать юмор в электронном письме, делайте это, только если вы хорошо знаете этого человека. Вы не должны выглядеть неуважительно или грубо, если кто-то попал в серьезную ситуацию. Кроме того, то, что звучит смешно, может не показаться смешным.
Слово мудрым: если вы сомневаетесь, лучше не говорить об этом.
Установите ответы об отсутствии на работе и улучшите баланс между работой и личной жизнью
Обращаясь к людям по электронной почте в наши дни, вы также должны помнить о часах. В связи с тем, что стиль жизни «работа на дому» набирает обороты, границы между работой и нашей личной жизнью стираются. Ответы об отсутствии на рабочем месте позволяют легко понять, когда кто-то доступен для встречи или отвечает на электронное письмо.
как проверить тип безопасности Wi-Fi Windows 10
Изучите настройки своего почтового клиента и настройте автоответчики, когда вас нет дома или нет. Например, Gmail называет это автоответчиком, а Microsoft Outlook - ответами об отсутствии на работе.
Мы надеемся, что эти золотые правила написания эффективных писем и правильные почтовые привычки помогут вам сэкономить время и составить правильные ответы.
Делиться Делиться Твитнуть Эл. адрес Избегайте этих 6 ошибок, чтобы улучшить электронную почту и текстовое общениеСовершенствуйте свои коммуникативные навыки, избегая таких ошибок, как использование слишком большого количества смайликов или ввод текста заглавными буквами.
Читать далее Похожие темы- Продуктивность
- Подсказки по электронной почте
Гарги - писатель, рассказчик и исследователь. Она специализируется на написании убедительных материалов по всему Интернету для клиентов из разных стран и отраслей. Она аспирант по литературе с дипломом редактора и издательского дела. Вне работы она ведет шоу TEDx и литературные фестивали. В идеальном мире она всегда в минуте от того, чтобы отправиться в горы.
Ещё от Gargi GhosalПодписывайтесь на нашу новостную рассылку
Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!
Нажмите здесь, чтобы подписаться