Как автоматизировать повторяющиеся задачи в Google Таблицах с помощью макросов

Как автоматизировать повторяющиеся задачи в Google Таблицах с помощью макросов

Запишите задачу, сохраните ее и запускайте в любое время.





Макросы наконец-то стали доступны пользователям Google Таблиц. Макросы позволяют автоматизировать повторяющиеся задачи в документах и ​​таблицах без необходимости учиться писать код.



Они долгое время были основным инструментом повышения производительности в Microsoft Office. Пользователи Excel уже давно умеют используйте макросы для экономии времени и теперь вы можете использовать те же преимущества для экономии времени в Google Таблицах.





В то время как Google Таблицы уже давно позволяют пользователям писать свои собственные функции скриптов приложений, макросы открывают такие функции для всех пользователей Google Таблиц - опыт программирования не требуется.

Макросы особенно полезны, если вы постоянно имеете дело с несколькими листами с похожими данными или информацией. Например, любые ежемесячные трекеры со сложными функциями для сопоставления данных выиграют от использования макросов.



Как создать новый макрос в Google Таблицах

Макросы Google Таблиц удивительно легко создавать.

  1. Нажмите Инструменты> Макросы> Записать макрос .
  2. Выполните шаги, которые хотите автоматизировать.
  3. Выбирать Абсолютные ссылки если вы хотите, чтобы макрос работал в той же ячейке, которую вы записываете. Выбирать Относительные ссылки если вы хотите, чтобы макрос работал в выбранной вами ячейке и соседних ячейках.
  4. Нажмите Сохранить .
  5. Введите имя макроса и необязательную комбинацию клавиш.

Очевидно, что второй шаг в приведенном выше списке может включать в себя гораздо больше шагов, но об этом позже.



Как редактировать макрос в Google Таблицах

Если вы хотите отредактировать свой макрос, сделайте следующее:

  1. Перейти к Инструменты> Макросы> Управление макросами .
  2. В открывшемся списке макросов нажмите кнопку меню (три точки) рядом с макросом, который нужно отредактировать.
  3. Нажмите Редактировать скрипт .

Чтобы отредактировать макрос, вам нужно будет отредактировать код, поэтому, если вам это неудобно, может быть проще просто перезаписать макрос.



Как запустить макрос в Google Таблицах

Чтобы запустить макрос, откройте лист, который вы хотите использовать, и щелкните Инструменты> Макросы и выберите макрос из списка. Или, если вы назначили своему макросу сочетание клавиш, вы можете использовать его вместо этого.

Ниже вы найдете несколько простых примеров различных способов использования макросов в Google Таблицах.

Пример 1. Отформатируйте электронную таблицу с помощью макроса

Любое повторяющееся форматирование, которое вам нужно применить к нескольким таблицам Google, можно легко выполнить с помощью макросов.

как конвертировать Kindle Book в pdf

Базовое форматирование

Если у вас есть несколько листов с аналогичной информацией, вы можете записать макросы для любого или всех из следующих: форматирование жирным шрифтом / курсивом / подчеркиванием, размер шрифта, выравнивание текста, перенос текста, цвет заливки фона и т. Д.

Условное форматирование

С Google Таблицами вы также можете получить довольно мета, добавив дополнительный уровень автоматизации поверх базовой автоматизации с помощью условного форматирования.

Вы можете использовать условное форматирование для форматирования ячеек с помощью тех же методов, перечисленных выше. Разница в том, что вы можете создать правило, которое форматирует текст на основе определенных критериев:

  • Если ячейка содержит или не содержит определенное ключевое слово.
  • Если ячейка содержит число, равное, больше или меньше определенного числа
  • Если ячейка содержит конкретную дату / дату после / дату до вашей спецификации.

Предположим, вы используете Google Таблицы как способ отслеживать свои задачи и назначили для них сроки выполнения. Вы можете использовать условное форматирование, чтобы выделить все, что должно произойти сегодня:

  1. После нажатия кнопки «Запись» выберите ячейки, к которым нужно применить условное форматирование.
  2. Перейти к Формат> Условное форматирование .
  3. На открывшейся боковой панели нажмите Добавить новое правило .
  4. Под Форматировать ячейки, если Выбрать Дата .
  5. Во втором открывшемся раскрывающемся меню выберите Сегодня для задач, которые нужно выполнить сегодня.

Если вы хотите выделить что-либо, что просрочено, повторите шаги с 1 по 3, а затем сделайте следующее:

  1. Под Формат ячеек если выбрать Дата раньше .
  2. Во втором открывшемся раскрывающемся меню выберите Сегодня .

Пример 2: Создание отчетов и диаграмм

Существует множество способов создания отчетов в Google Таблицах, включая сводные таблицы, графики и диаграммы.

Сводные таблицы в Google Таблицах

Сводные таблицы чрезвычайно полезны, если вы хотите подсчитать итоги различных элементов в своей электронной таблице. Вы можете использовать сводную таблицу, чтобы понять большие объемы данных и суммировать их в краткий удобный для восприятия отчет. Поскольку он основан на данных электронной таблицы, вы также можете использовать условное форматирование, диаграммы и графики для визуализации данных.

Например, если вы используете таблицу Google для определения своих привычек в расходах, вы можете использовать сводную диаграмму для расчета итогов. Это отличный способ понять, сколько вы тратите в Starbucks.

  1. После нажатия Записывать , перейти к Данные> Сводная таблица .
  2. В Редактор сводной таблицы откроется на боковой панели, где вы можете добавить элементы, которые должны отображаться в вашей таблице.
  3. Под Рядов щелкнуть Добавлять , и выберите столбец, содержащий информацию, которую вы хотите сопоставить: например, категорию расходов или местоположение.
  4. Под Ценности нажмите Добавлять и выберите столбец, содержащий суммы, которые вы тратите по категории.

Это очень простой пример использования сводной таблицы. Есть гораздо более сложные способы использования макросов, которые значительно облегчат вам жизнь в Google Таблицах.

Графики и круговые диаграммы в Google Таблицах

Вместо того, чтобы прокручивать строку за строкой данных, вы также можете резюмировать всю эту информацию визуально.

Опять же, если у вас есть несколько листов с похожими данными, вы можете создать одну и ту же диаграмму на нескольких разных листах.

Например, если вы отслеживаете свои ежемесячные продажи, вы можете создать круговую диаграмму, которая разбивает продажи по продуктам.

  • Выберите столбцы / строки, содержащие данные, которые вы хотите визуализировать.
  • После нажатия кнопки «Запись» перейдите к Вставить> Диаграмма .
  • На открывшейся панели выберите тип диаграммы (линейная диаграмма, гистограмма, круговая диаграмма и т. Д.).

Запустите этот макрос на других листах с аналогичными данными для быстрой визуализации. Google Таблицы также предложат наиболее подходящую диаграмму на основе данных.

Пример 3: Запуск сложных функций с помощью макросов

Это, вероятно, один из самых полезных и эффективных способов использования макросов в Google Таблицах - но, хотя сложные функции могут быть сложными, они упрощаются с помощью макросов.

Существует множество существующих функций, таких как формула СЧЁТЕСЛИ или Функции поиска . Вы также можете пойти дальше и создавать свои собственные функции Google Таблиц .

Как только вы выясните свою функцию, просто запишите свой макрос, выполняющий шаги.

Пример 4. Упростите просмотр данных

Если у вас есть большой объем данных, сохраненных в электронной таблице Google, полезно закрепить первую строку и первый столбец.

Таким образом, когда вы смотрите на электронную таблицу, полную чисел или информации, важно держать первую строку или столбец в поле зрения, если вам нужен контекст для того, что вы ищете.

  1. После нажатия кнопки «Запись» перейдите к Просмотр> Заморозить> Одна строка а также Просмотр> Заморозить> Один столбец .
  2. Нажмите Сохранить .
  3. Введите имя макроса и нажмите Сохранить опять таки.

Запустите макрос и прекратите повторяющуюся работу

Из-за совместной природы Google Таблиц вы можете запускать макросы, пока другие люди продолжают вводить свою информацию, и вам больше не нужно загружать листы и открывать их в другой программе для запуска макроса.

Если совместная работа и облачное хранилище не являются для вас приоритетом, вы всегда можете выбрать Microsoft Excel для записи макросов .s

Делиться Делиться Твитнуть Эл. адрес 5 советов, как зарядить ваши машины VirtualBox Linux

Устали от низкой производительности виртуальных машин? Вот что вам нужно сделать, чтобы повысить производительность VirtualBox.

Читать далее Похожие темы
  • Интернет
  • Продуктивность
  • Гугл драйв
  • Google Таблицы
  • Уловки продуктивности
  • Макросы
Об авторе Нэнси Месси(Опубликовано 888 статей)

Нэнси - писатель и редактор, живущая в Вашингтоне. Ранее она работала редактором по Ближнему Востоку в The Next Web, а в настоящее время работает в аналитическом центре в Вашингтоне, посвященном коммуникациям и работе с социальными сетями.

Ещё от Nancy Messieh

Подписывайтесь на нашу новостную рассылку

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Нажмите здесь, чтобы подписаться