Home-theater-designers
Между акциями, информационными бюллетенями, уведомлениями и всем остальным, что приходит в ваш почтовый ящик каждый день, очень легко накопить слишком много электронных писем. Если у вас нет времени заниматься этим, вы можете оказаться в почтовом ящике с от 20 до 30 тысяч сообщений.
Где-то там у вас есть важные сообщения, которые вы не хотите терять. Но как избавиться от беспорядка, не выплескивая ребенка вместе с водой из ванны?
Если вы следуете процессу, описанному в этой статье, вы можете полностью опуститься до нуля в почтовом ящике. не менее 30 минут . Максимум один час. Хотите попробовать? Откройте свой раздутый почтовый ящик и следуйте инструкциям.
Раздутый почтовый ящик Gmail
Представляем почтовый ящик очень занятого человека.
Верно. Почти 20 000 непрочитанных сообщений электронной почты. Это только непрочитанные. Общий размер моей учетной записи электронной почты до начала этого процесса составлял 35 000 сообщений.
Итак, первое, что нужно сделать, это отрубить низко висящий плод.
Выбросьте мусор
Само собой разумеется, что вам нужно часто выносить мусор не только дома, но и в почтовом ящике Gmail.
Нажмите на свой Мусор на левой панели навигации щелкните поле «Выбрать все» в верхней части списка сообщений, а затем щелкните ссылку «Все разговоры» перед первым электронным письмом.
Затем нажмите на Удалить навсегда .
Следующий, следить за спамом в Gmail . В поле навигации щелкните значок Спам ссылку, а затем нажмите «Удалить все спам-сообщения сейчас».
Хорошо, правда? На самом деле мы еще не сделали вмятины в почтовом ящике, но это отличное чувство - начать чистить свой почтовый ящик после того, как вы вынули мусор.
Теперь о следующем уровне низко висящих фруктов.
Социальные сети и рекламные акции
Если вы используете почтовый ящик Gmail в стиле Google по умолчанию, вы увидите Социальное а также Продвижение вкладки вверху почтового ящика.
Щелкните по каждому из них и прокрутите список вниз в поисках большого количества дубликатов.
Это виновники, которые ежедневно заполняют ваш почтовый ящик.
Когда вы их найдете, откройте письмо и найдите Отписаться от рассылки ссылку вверху или внизу письма.
Просматривайте только первые несколько страниц социальных и рекламных сообщений в поисках больших групп дубликатов. Простая очистка информационных бюллетеней по электронной почте резко сократит количество писем, ежедневно заполняющих ваш почтовый ящик.
Не тратьте на это слишком много времени, потому что сейчас есть более крупная рыба, которую можно поджарить. После того, как вы закончите с этой статьей, вы захотите прочитать статью Сэнди о том, как справиться с тревогой почтового ящика Gmail, чтобы не допустить повторения этой неразберихи.
После того, как вы отмените подписку на самые распространенные электронные письма, нажмите на Выбрать все еще раз вверху и нажмите ссылку 'Выбрать все разговоры' вверху.
Щелкните значок корзины, чтобы удалить их все.
Повторите тот же процесс на вкладке 'Промоакции'. К тому времени, когда вы удалите все это, вы, вероятно, уже сократите свой почтовый ящик на несколько тысяч.
А ты только разогреваешься.
Резервное копирование и удаление помеченных писем
Несколько лет назад я был частью команды, которая проводила онлайн-расследования. За то время, что я был там, я накопил несколько тысяч писем - все они наносится со специальным ярлыком Gmail входящего связанного адреса электронной почты.
Адрес закрылся в 2015 году, но я никогда не удосужился удалить все эти электронные письма.
Вы наверняка много лет назад создали всевозможные лейблы. Возможно, вы даже автоматизировали процесс с помощью фильтров для входящих писем. Все эти электронные письма просто тратят место.
где микрофон на аэродромах
Вы не можете просто удалить помеченные письма сразу, потому что вы пометили их по какой-то причине. Может быть, они содержат годы исследований или представляют собой исторический архив какой-то вашей работы, которую вы просто не хотите терять.
Резервное копирование важных писем с ярлыками
К счастью, с помощью функции экспорта учетной записи Google очень легко создать резервную копию всех этих писем.
Google предлагает Загрузите ваши данные страницу для каждой службы в вашем аккаунте Google.
Нажмите на Управление архивами ссылку, а затем нажмите Создать новый архив .
Прокрутите вниз до своего списка учетных записей и нажмите Не выберите ни один чтобы отменить выбор всех учетных записей.
Затем прокрутите вниз до своей учетной записи Gmail и нажмите переключатель, чтобы включить только эту службу.
Щелкните стрелку раскрывающегося списка и щелкните Выберите ярлыки .
Спуститесь по списку ярлыков, которые вы создали в своей учетной записи Gmail, и выберите все те, для которых вы хотите сделать полную резервную копию.
Под списком вы можете выбрать формат сжатого файла и максимальный размер архива.
Наконец, нажмите кнопку Создать архив кнопка.
Google отправит вам электронное письмо о том, что он начал собирать ваш архив. Это может занять несколько часов или даже день, но в конечном итоге вы получите письмо по электронной почте, когда архив будет готов к загрузке. Ссылка для скачивания будет прямо в сообщении электронной почты.
После того, как вы скачали и сохранили свой архив электронной почты в безопасном месте, вы готовы приступить к удалению помеченных писем.
Удаление помеченных писем и ярлыков
Вернувшись в свой почтовый ящик Gmail, щелкните каждый ярлык, чтобы отобразить электронные письма, и выберите Все из списка выбора.
Запомни выберите все разговоры как и раньше.
Щелкните значок корзины, чтобы удалить все эти электронные письма.
Если вам повезет, вы встретите ярлыки с тысячами электронных писем, которые вы можете удалить из своего почтового ящика, теперь, когда у вас есть резервная копия.
После того, как вы очистили все электронные письма, не забудьте удалить все эти старые ярлыки. Просто щелкните раскрывающийся список справа от названия ярлыка и выберите Удалить ярлык из списка.
На этом этапе вы уже должны были значительно уменьшить размер своего почтового ящика. Но не будем сдерживаться. У нас есть еще несколько хитростей.
Удалить старые письма
Если у вас десятки тысяч писем, велика вероятность, что даже письма, которые были важны четыре или пять лет назад, больше не так важны.
Пришло время копать по-настоящему глубокий и чистый дом. Давайте избавимся от этих очень старых писем.
Для этого просто введите «old_than: 2y» в поле поиска Gmail. Вы можете установить любой временной лимит, изменив 2 на любое количество лет электронной почты, которое вы хотите сохранить.
Просто помните, что какой бы объем писем вы ни «держали», вам придется разбираться в конце, чтобы вытащить действительно важные. Так что сделайте этот период настолько маленьким, насколько вам удобно.
Выбирать Все электронные письма и выберите все разговоры , затем щелкните значок корзины, как вы это делали все это время.
После этого ваш почтовый ящик с десятками тысяч почтовых ящиков к этому моменту должен превратиться, наконец, в одну тысячу.
На этом этапе пришло время применить более избирательный подход к устранению оставшегося беспорядка.
Очистить, отсортировать и упорядочить
Во-первых, учтите, что любое электронное письмо, которое вы фактически не открывали более двух недель назад, вы, вероятно, никогда не откроете.
Вы можете быстро очистить их, выполнив поиск всех непрочитанных писем старше десяти дней.
В поле поиска просто введите 'is: unread_than: 10d'.
Выберите и удалите все перечисленные электронные письма.
Еще один способ еще больше урезать оставшийся список электронных писем - это поиск типичных строк спама или рекламных тем. Вы можете сделать это, введя такие запросы, как «тема: сделка», «тема: раздача» или «тема: последний шанс».
Каждый поиск должен отображать более 100 электронных писем за раз. Просто продолжайте стирать их.
Завершите свой почтовый ящик
На данный момент ваша гора из десятков тысяч электронных писем должна быть уменьшена до гораздо более удобного размера. Теперь вы сконцентрировали свой почтовый ящик в основном для сообщений электронной почты, которые важны для вас и которые вы, возможно, захотите сохранить.
Затем начните прокручивать оставшиеся электронные письма. Когда вы обнаружите важные электронные письма, которые хотите сохранить, просто перетащите их на ярлыки, которые вы для них создали (или создайте новые ярлыки, если они еще не существуют).
Это звучит как утомительная работа, но визуальное сканирование страницы электронных писем за раз должно выявить только те, которые вы действительно хотите сохранить. Затем вы можете выбрать все электронные письма на этой странице и удалить их все. Это уничтожит около 50 электронных писем за раз.
Помните, что всякий раз, когда вы замечаете, что появляется повторный отправитель, откройте письмо и щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с кнопкой ответа. В этом списке нажмите «Фильтровать подобные сообщения».
Затем выберите все и удалите список совпадающих писем, которые появляются.
Помечая, фильтруя и удаляя большие блоки писем, вы в кратчайшие сроки получите список из чуть более 1000 писем до этого чудесного нуля почтового ящика.
Это потрясающее чувство - видеть эту «пустую» заметку в почтовом ящике, особенно если вы годами не видели ее!
Не позволяй зверю расти
Теперь, когда вы нашли время, чтобы наконец снова взять под контроль эту гигантскую папку с входящими сообщениями, важно не дать ей снова стать слишком большой. Лучший способ сделать это - изучить все функции Gmail, которые позволяют упорядочивать и оптимизировать работу.
Вы можете узнать об этих функциях в нашем Руководстве для опытного пользователя Gmail, и вам больше никогда не придется проходить через этот процесс снова.
Кредит изображения: Nomadsoul1 / Depositphotos
Делиться Делиться Твитнуть Эл. адрес 5 советов, как зарядить ваши машины VirtualBox LinuxУстали от низкой производительности виртуальных машин? Вот что вам нужно сделать, чтобы повысить производительность VirtualBox.
Читать далее Похожие темы- Интернет
- Продуктивность
- Gmail
- Подсказки по электронной почте
- Google Inbox
- Входящие нулевые
Райан имеет степень бакалавра электротехники. Он проработал 13 лет в области автоматизации, 5 лет в ИТ, а теперь работает инженером по приложениям. Бывший управляющий редактор MakeUseOf, он выступал на национальных конференциях по визуализации данных и выступал на национальном телевидении и радио.
Ещё от Ryan DubeПодписывайтесь на нашу новостную рассылку
Подпишитесь на нашу рассылку технических советов, обзоров, бесплатных электронных книг и эксклюзивных предложений!
Нажмите здесь, чтобы подписаться