Home-theater-designers
Mail Merge похож на одного из тех старых друзей, которым вы не звонили годами. Недооценивают и игнорируют, пока они вам не понадобятся.
Вы просто не осознаете его потенциал, пока вам не делегируют работу по управлению несколькими сотнями приглашений в последнюю минуту. Может быть, это букет свадебных приглашений или предупреждение о надвигающемся зомби-апокалипсисе. Или это может быть что-то безобидное - например, печать множества адресных этикеток и именных бейджей.
Не волнуйся. Вы можете отправлять персонализированные массовые электронные письма с помощью Microsoft Outlook 2016 за несколько минут с помощью нескольких щелчков мышью. И спаси день.
Когда следует использовать слияние писем?
Прежде чем я забегу вперед, слияние почты используется, когда вы хотите создать несколько документов, которые в основном одинаковы, но каждый документ содержит уникальные детали. Электронные письма имеют одинаковый формат и одинаковый текст и графику, если таковые имеются. Например, приглашения, в которых текст остается неизменным, но имя, адрес или даже биты темы уникальны для каждого из них.
Слияние почты - в отличие от отправки сообщения группе людей по электронной почте - делает каждого получателя сообщения единственным получателем .
Лучшее применение, которое я нашел для них до сих пор, - использовать массовую электронную почту в качестве инструмента поиска работы с индивидуальными настройками для каждого работодателя.
Функция слияния почты состоит из двух частей:
- В основной постоянный документ (здесь: Microsoft Word), где вы пишете текст сообщения электронной почты.
- В изменяемый источник данных (здесь: Контакты Microsoft Outlook), которые обычно являются адресом и именем получателя.
Эти двое «слиты». Поскольку Outlook является частью пакета Microsoft Office, можно использовать эту функцию для массовой рассылки писем, каждое из которых персонализировано для отдельного контакта. Это не спам, хотя я полагаю, что в чужих руках слияние почты можно использовать для ковровой бомбардировки нежелательных писем.
как вернуть мою серию
Microsoft Office позволяет использовать разные источники данных для сведений об адресе - например, вы можете использовать электронную таблицу Excel или даже базу данных Access. Здесь вы будете использовать свои контакты Microsoft Outlook для отправки электронных писем.
Подготовьте пул контактов к слиянию
Итак, давайте разберем шаги после запуска Microsoft Outlook.
1. Открыть Люди для отображения списка ваших контактов.
Выберите контакты (CTRL + щелчок), которые хотите включить в персонализированный список адресов электронной почты. Чтобы упростить управление огромным списком, используйте Сортировать доступные варианты (щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с Все ). Чтобы сделать его более управляемым, вы можете сортировать по категориям в том же раскрывающемся списке.
Обратите внимание: Mail Merge не делает работа со списками рассылки .
2. Выберите Слияние писем из Лента> Главная> Группа действий .
3. На экране контактов для слияния почты, который вы должны увидеть сейчас, выберите Только выбранные контакты если персонализированное электронное письмо предназначено для избранной группы контактов. В разделе «Параметры слияния» ниже выберите следующие параметры.
- Тип документа: Формы писем
- Перейти к: Эл. адрес
- Тема сообщения: Тема письма не изменится для всех писем.
4. Щелкните Ok а затем запустится Microsoft Word, чтобы вы могли составить персонализированное сообщение.
Напишите персональное сообщение в Microsoft Word
Вкладка «Рассылки» на ленте находится спереди и по центру. Здесь вы захотите начать свою массовую рассылку с персонализированная линия приветствия . От Рассылки на вкладке Microsoft Word выберите Линия приветствия .
Как видите, в диалоговом окне предварительно указано имя мистера Рэндалла. Это просто заполнитель для имен из вашего списка контактов. Чуть ниже вы можете проверить предварительный просмотр имен из вашего списка. Вы можете настроить записи с помощью приведенных здесь параметров.
Обратите внимание, что поля слияния берутся из заголовков столбцов в вашем списке рассылки. Итак, если есть несоответствие, используйте Поля совпадений чтобы гарантировать точность слияния. Если в нужном вам поле указано «Не совпадает», выберите раскрывающийся список для этого поля, а затем выберите имя столбца, которое соответствует этому столбцу в вашем списке.
Когда вы нажимаете Ok и выйдите отсюда, в документ Word помещается заполнитель для строки приветствия (Уважаемый господин…).
Помните это: Вы можете ввести дополнительную информацию в документ с дополнительными полями.
Нажмите на Вставить поле слияния. Эти данные должны присутствовать в исходном источнике данных, которым в данном случае является информация о контактах в Microsoft Outlook. Примеры включают - домашний адрес, домашний телефон, должность и т. Д. Вы можете увидеть полный список, щелкнув крошечную стрелку раскрывающегося списка.
Отформатируйте приветствие. Чтобы отформатировать строку приветствия так, как вы хотите, выделите все поле, включая метки на каждом конце. Перейти к Дом вкладка и используйте настройки шрифта. Также установите Межстрочный интервал чтобы убедиться, что межстрочный интервал совпадает с интервалом в остальной части документа.
Напишите сообщение сейчас
Начало сообщения - это<>заполнитель и / или любое другое поле, которое вы вставили с помощью дополнительных полей слияния. Напишите свое сообщение. Помните, что это в лучшем случае массовая рассылка по электронной почте. Итак, убедитесь, что вы придерживаетесь всего электронного этикета, на который способны.
Когда текст письма будет готов, нажмите Завершить и объединить> Отправить сообщения электронной почты .
В Перейти на электронную почту открывается диалоговое окно. Нажмите Ok .
Затем MS Word выполняет автоматическую отправку электронных писем в мгновение ока. Word отправляет отдельное электронное письмо на каждый адрес. Вы не можете создать копию или скрытую копию для других получателей, и вы не могу добавлять вложения на электронную почту.
Вы можете сохранить документ, который вы использовали для слияния, так как он также сохраняет ссылку на источник данных, то есть контакты. Когда вы открываете документ слияния, выберите да когда Word предлагает вам сохранить соединение.
как перевести Apple Cash в банк
Добавьте эту заставку в свой набор инструментов электронной почты
Как только вы освоитесь, весь процесс займет всего несколько минут от начала до конца. В то же время, чтобы написать письмо для одного человека, теперь вы можете сделать это для группы. Неважно, насколько велика группа.
Кроме того, использование имени получателя в качестве приветствия является хорошим поведением групповой электронной почты. Это придает электронной почте более индивидуальный вид. Чего-то очень не хватает в электронном письме с CC-редакцией.
Затем вы можете попробовать объединение писем для печати писем, этикеток и конвертов. Вы также можете узнать о простые методы для объединения файлов Microsoft Outlook PST . Хотите больше советов по работе с Outlook? Тогда пришло время изучить малоизвестные возможности Outlook!
Делиться Делиться Твитнуть Эл. адрес Как получить доступ к встроенному пузырьковому уровню Google на AndroidЕсли вам когда-либо нужно было убедиться, что что-то выровнено в крайнем случае, теперь вы можете получить пузырьковый уровень на своем телефоне за секунды.
Читать далее Похожие темы- Продуктивность
- Подсказки по электронной почте
- Управление контактами
- Настольный почтовый клиент
- Microsoft Outlook
- Слияние писем
- Microsoft Office 2016
Сайкат Басу - заместитель редактора по Интернету, Windows и производительности. После того, как он избавился от грязи MBA и десятилетней маркетинговой карьеры, он теперь увлечен тем, чтобы помогать другим улучшать свои навыки рассказывания историй. Он следит за пропавшей оксфордской запятой и ненавидит плохие скриншоты. Но идеи фотографии, фотошопа и производительности успокаивают его душу.
Ещё от Saikat BasuПодписывайтесь на нашу новостную рассылку
Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!
Нажмите здесь, чтобы подписаться