Home-theater-designers
Что вы получите, если совместите двухнедельный отпуск с напряженной работой? Гигантский проект ждет вас, когда вы вернетесь домой - просто просмотрите все эти электронные письма! Подождите - почему бы не включить ответчик об отсутствии на работе в Outlook и автоматизировать некоторые из этих ответов за вас?
Здесь, в MakeUseOf, мы рассмотрели, как это сделать в Gmail, например, инструкции Тины для автоответчика и метод Марка, как это сделать с помощью фильтра электронной почты. Единственный клиент, который мы еще не рассмотрели, - это Outlook. К сожалению, в отличие от Gmail, бесплатная версия Outlook.com не предлагает функцию ответа об отсутствии на работе. Однако, если у вас есть Outlook 2010 и учетная запись на сервере MS Exchange, который многие компании предоставляют своим сотрудникам, то вам повезло.
Использование автоответчика вне офиса в Outlook
Microsoft упростила настройку автоматизированной системы, которая будет отправлять мгновенные ответы всем, кто напишет вам электронное письмо, пока вы находитесь вдали от офиса. Неважно, в течение 24 часов или во время двухнедельного отпуска, вы можете настроить клиент Outlook так, чтобы он отвечал именно так, как вы хотите, и в течение именно того времени, которое вам нужно.
Чтобы перейти к этим параметрам в Outlook 2010, под кнопкой с логотипом Windows выберите «Информация». Здесь вы увидите большую кнопку с надписью «Автоматические ответы» с дверью и значком стрелки.
Нажмите кнопку «Автоматические ответы», чтобы запустить инструмент Outlook «Нет на работе». Всплывающее окно, которое вы увидите, намного сложнее, чем вы думаете. На первый взгляд, это быстрый способ включить функцию «Отправлять автоматические ответы» и просто ввести небольшую заметку, которую Outlook автоматически отправит от вашего имени всем, кто отправит вам электронное письмо.
как отключить блокировку всплывающих окон на Chrome
Однако при ближайшем рассмотрении вы увидите, что здесь гораздо больше функциональности, чем кажется на первый взгляд.
Прежде всего, вы можете определить конкретный диапазон дат для включения функции автоответчика, чтобы, вернувшись из отпуска, вам не нужно было беспокоиться о том, чтобы не забыть выключить ее!
Вы также заметите, что есть две вкладки. Слева - настроить автоответчик только для людей, которые отправляют вам электронное письмо изнутри компании.
На вкладке слева вы можете настроить конкретный ответ для всех, кто отправляет вам электронное письмо из-за пределов вашей корпорации.
Настройка правил электронной почты
Вы заметите внизу этого окна небольшую, казалось бы, незначительную кнопку с надписью «Правила ...».
Эта кнопка на самом деле очень важна, потому что она позволяет вам дополнительно определить, как Outlook будет автоматически отвечать, указав конкретных людей, слова в теме или теле, а также было ли электронное письмо отправлено напрямую или по копии.
Здесь вы можете создать очень конкретные правила. Например, вы можете создать правило, согласно которому, если ваша мать отправит вам электронное письмо, вы можете переслать это письмо в личный аккаунт, который вы будете отслеживать во время отпуска (или отправить его прямо в корзину, в зависимости от ваших отношений с матерью).
Это становится еще интереснее, когда вы нажимаете кнопку «Дополнительно ...».
Здесь вы можете указать более конкретную информацию о том, на какие сообщения вы хотите отвечать другим способом, нежели стандартный автоответчик. Вы можете выбрать сообщения больше или меньше определенного размера, времени их получения, уровня их важности и т. Д.
Создать ответчик об отсутствии на работе с правилами электронной почты
Сайкат давал несколько советов по использованию фильтров Outlook раньше, и Джек сделал то же самое для Фильтры Google, Hotmail и Yahoo . Если задуматься, ответчик об отсутствии на работе на самом деле является альтернативной версией того, что вы могли бы сделать, если бы просто щелкнули Управление правилами из меню Outlook.
Используя мастер правил, просто прокрутите вниз до опции, чтобы проверить сообщения, «полученные в определенном диапазоне данных».
Определите этот период времени как от момента, когда вы отправитесь в отпуск, до момента, когда вы планируете вернуться домой.
Наконец, все, что вам нужно сделать, это определить, какой ответ или действие вы хотите, чтобы правило выполняло, когда входящие сообщения соответствуют этим критериям, и, по сути, у вас есть ответчик вне офиса!
Как видите, нет причин, по которым вы не можете отвечать на электронные письма, даже когда вы в отпуске! Все, что вам нужно сделать, это найти время, чтобы сказать Outlook, как вы хотите, чтобы он отреагировал за вас, и люди будут думать, что вы так же продуктивны, как и когда-либо, даже если вы сидите на пляже, потягивая маргариту.
Какими творческими способами вы используете Outlook Out of Office Responder? Есть хорошие советы или истории, которые можно рассказать? Поделитесь ими в разделе комментариев ниже!
как сделать windows xp похожими на windows 7
Кредиты на изображения: рука робота [Неработающий URL-адрес удален] через Shutterstock
Делиться Делиться Твитнуть Эл. адрес Стоит ли переходить на Windows 11?Окна были переработаны. Но достаточно ли этого, чтобы убедить вас перейти с Windows 10 на Windows 11?
Читать далее Похожие темы- Окна
- Подсказки по электронной почте
- Microsoft Outlook
Райан имеет степень бакалавра электротехники. Он проработал 13 лет в области автоматизации, 5 лет в ИТ, а теперь работает инженером по приложениям. Бывший управляющий редактор MakeUseOf, он выступал на национальных конференциях по визуализации данных и выступал на национальном телевидении и радио.
Ещё от Ryan DubeПодписывайтесь на нашу новостную рассылку
Подпишитесь на нашу рассылку технических советов, обзоров, бесплатных электронных книг и эксклюзивных предложений!
Нажмите здесь, чтобы подписаться