Home-theater-designers
Хотя большинство пользователей ПК утверждают, что хорошо разбираются в программном обеспечении Office, таком как Слово и Excel, дальнейшие возможности пакета, возможно, немного сложнее. Доступ и аналогичные части программного обеспечения для баз данных могут быть особенно недружелюбным программным обеспечением для начала работы, но они представляют собой гораздо меньшую проблему, если вы знаете, что делаете.
Это руководство проведет вас через основные этапы создания базы данных, заполнения ее информацией и использования запросов для быстрого доступа к ней. Как только вы поймете основы, вы будете на правильном пути к истинному мастерству Access.
Создать базу данных
После открытия Access вам будет предложено множество различных вариантов и шаблонов. Выбирать Пустая база данных рабочего стола Чтобы начать работу, выберите имя файла и место на жестком диске для его сохранения. Я собираюсь создать базу данных книг, которыми я владею, но те же концепции можно использовать для списка рассылки, ваша телефонная книга или любое количество других целей.
Первый столбец моей базы данных будет содержать название каждой книги, поэтому я собираюсь использовать Нажмите, чтобы добавить кнопку, чтобы указать, что это Краткий текст запись - вы должны выбрать тот тип записи, который подходит вашему проекту. После этого переименуйте заголовок столбца во что-нибудь подходящее. На этом этапе также стоит переименовать вашу первую таблицу из таблицы по умолчанию «Таблица1».
Сделайте то же самое для всех столбцов, которые вы хотите включить. В моем случае это была еще одна запись краткого текста для имени автора, числовая ячейка для года выпуска и флажок Да / Нет, указывающий, является ли данная книга изданием в твердом переплете. Я также создал поле «Дата добавления», которое мы скоро автоматизируем. Если вам нужно отредактировать какой-либо тип данных после создания, перейдите к Поля на ленте, выделите нужный столбец и измените его с помощью Тип данных выпадающее меню.
как добавить рамку к тексту в фотошопе
Теперь переключитесь на Просмотр дизайна с помощью значка в правом нижнем углу экрана. Чтобы автоматизировать временную метку, выберите желаемое имя поля, выберите формат даты в раскрывающемся меню и введите = Сейчас () в Значение по умолчанию поле ниже. Это будет автоматически заполнять ячейку датой добавления записи всякий раз, когда в базу данных вводится новый элемент. Тот же метод можно использовать для установки других значений по умолчанию, будь то стандартный текстовый ввод или формула, подобная этой.
Создание первичного ключа
Если вы создаете базу данных, которая будет расти и расти, первичный ключ жизненно важен, но это хорошая привычка, даже если вы работаете в меньшем масштабе. Путаница может возникнуть, когда два элемента имеют одно и то же имя, но первичный ключ гарантирует, что в любое время будет доступен другой уникальный идентификатор.
Access 2013 по умолчанию создает поле идентификатора, которое затем автоматически заполняется числовым идентификатором. Однако при необходимости вы можете указать другой первичный ключ. Для этого просто щелкните правой кнопкой мыши нужное имя поля в представлении «Дизайн» и выберите Основной ключ. Однако это должна быть действительно уникальная запись, чтобы все работало должным образом.
Добавление данных с помощью форм
Если вы хотите ввести много данных в свой документ Access, это стоит настроить форму . Сначала перейдите к Создавать на ленте и щелкните Форма . Он создаст для вас макет по умолчанию, который затем можно будет редактировать, перетаскивая отдельные компоненты в соответствующее положение.
Чтобы протестировать форму, используйте параметр «Просмотр» в левой части ленты, чтобы переключиться на Просмотр формы . Здесь вы сможете добавить запись, заполнив различные поля - сделайте это сейчас, чтобы убедиться, что все работает так, как задумано. Чтобы проверить свой прогресс, вернитесь к таблице из формы и выберите Просмотр таблицы . Если ваша первая запись отображается должным образом, вернитесь в свою форму и сохраните свою работу.
Другие способы ввода данных
Форма - хороший способ стандартизации ввода данных, особенно если базу данных будут использовать несколько пользователей. Однако это не единственный способ заполнения файла в Access. Самый простой способ - просто добавить записи вручную в режиме таблицы.
В качестве альтернативы вы можете импортировать файл, содержащий уже существующие данные. Access 2013 поддерживает несколько типов файлов, включая таблицы Excel , Файлы CSV, документы XML и HTML. Чтобы импортировать данные из источника, выберите вкладку «Внешние данные» на ленте и выберите нужный тип файла. Access проведет вас через необходимые шаги для импорта в вашу базу данных.
какое лучшее приложение для скачивания музыки
Стоит отметить, что Access делает различие между импортом и связыванием данных. Первый - правильный метод, если ваши данные не будут меняться, но второй позволяет постоянно обновлять отдельный документ, отражая эти изменения в Access. В зависимости от ваших потребностей это может сэкономить вам время.
Использование запросов
Как только ваша база данных будет достаточно заполнена, пора начать пользоваться преимуществами систематизации большого объема информации. Запросы - это простой, но мощный метод быстрой и эффективной сортировки вашей базы данных. Чтобы проиллюстрировать их использование, вот простой запрос, который будет искать в моей базе данных книги за определенный период времени.
Чтобы создать новый запрос, перейдите к Создавать на ленте и выберите Мастер запросов , тогда выбирай Мастер простых запросов . Выберите желаемую таблицу, а также поля, которые вас интересуют - в моем случае это год выпуска, а также заголовок, поэтому я знаю, на какую запись я смотрю.
На следующем экране решите, хотите ли вы видеть подробное представление с каждым полем каждой записи или только сводку. Затем выберите Готово, чтобы завершить процесс. Вам будут представлены выбранные вами данные, и вы можете использовать раскрывающийся список в заголовке столбца, чтобы еще больше уточнить детали. Я ищу книги, написанные в 1970-х годах, поэтому я собираюсь щелкнуть раскрывающийся список 'Год выпуска' и перейти к Числовые фильтры> Между .
Затем я установил верхнюю и нижнюю границы для своих данных, и мне был представлен список книг, выпущенных между 1970 и 1980 годами. Тот же метод, конечно, можно использовать для сопоставления текстовых строк, флажков или любой другой информации, которую вы могли попасть в вашу базу данных.
У вас есть какие-нибудь советы по началу работы с Access? Вы боретесь с определенным аспектом создания базы данных и нуждаетесь в помощи? Сообщите нам о своих советах и проблемах в разделе комментариев ниже.
Делиться Делиться Твитнуть Эл. адрес Стоит ли переходить на Windows 11?Окна были переработаны. Но достаточно ли этого, чтобы убедить вас перейти с Windows 10 на Windows 11?
Читать далее Похожие темы- Продуктивность
- Microsoft Access
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2016
Английский писатель, в настоящее время проживающий в США. Найдите меня в Твиттере через @radjonze.
Ещё от Brad JonesПодписывайтесь на нашу новостную рассылку
Подпишитесь на нашу рассылку технических советов, обзоров, бесплатных электронных книг и эксклюзивных предложений!
Нажмите здесь, чтобы подписаться