Excel против Доступ - Может ли электронная таблица заменить базу данных?

Excel против Доступ - Может ли электронная таблица заменить базу данных?

Или вам следует использовать оба? В Microsoft Access и Excel предусмотрены фильтрация, сопоставление и запросы данных, но какая программа подходит для ваших рабочих требований и как получить лучшее из обоих миров?





Понимание, для чего предназначен каждый инструмент

Приведенная выше таблица должна предоставить вам схему основных сравнений между использованием Microsoft Access или Excel для ваших требований к данным. В идеальном мире мы все используем Microsoft Excel и Access как взаимозаменяемые: один для его сложных математических вычислений и статистических сравнений, а другой - для его способности организовывать и отображать массивы данных в структурированном виде.



Ключевые вопросы перед вашим выбором

Вам следует задать себе эти ключевые вопросы, прежде чем начинать работу над одним программным обеспечением над другим:





  • Как вы хотите организовать свои данные?
    • Повторяющийся? Дублирование?
    • Отслеживание действий / управление событиями?
  • Вы храните и управляете или храните и анализируете?
  • Сколько у вас данных?
    • Текст?
    • Числовой?
  • Требуется ли форматирование для совместного вывода?

Excel для анализа данных

Excel отлично справляется с числовыми данными, их хранением и множеством вариантов анализа, которые могут потребоваться для выявления каких-либо закономерностей, тенденций или неправильных терминов в ваших данных. Кривая обучения Excel довольно коротка - в этом смысле это может показаться чрезвычайно сложным для начала, но вы очень быстро сможете сгибать сводные таблицы для собственного использования.

забавные дела на работе, когда скучно

Приходят последние версии абсолютно забит шаблонами , удобные ярлыки и очень дружелюбный графический интерфейс, но есть кое-что, что нужно сделать. Excel - превосходный инструмент, когда вы используете несколько таблиц одновременно, но когда вы начинаете увеличивать размер своей базы данных, например, с помощью набора правительственных данных, Excel начинает скрипеть от напряжения.



Ведение огромной электронной таблицы Excel с тысячами, если не десятками тысяч записей становится все труднее, и по мере развития ваших данных необходимость обновления ваших формул, сводных диапазонов и макросов может привести к появлению ошибок в ваших данных.

Ресурсы Excel

Вот несколько отличных онлайн-ресурсов, руководств и шаблонов, которые помогут вам разобраться с Excel:



  • Изучите Excel, не тратя ни копейки - справочный список для руководств по Excel, охватывающий буквально все, что вам нужно, по одной из ссылок
  • Шаблоны для Excel - Microsoft Office store для шаблонов Excel. Когда вы открываете программу, в Excel 2013 появляется расширенный список - просмотрите дополнительные параметры!
  • Chandoo.org - тонны бесплатной информации по всем уровням обучения
  • MrExcel - аналогично Chandoo, содержит тысячи практических видео и руководств.
  • YouTube: Howcast Tech - отличная вводная серия, переходящая к некоторым промежуточным инструментам Excel

Chandoo, MrExcel и серия YouTube от Howcast Tech особенно хороши, каждая из которых предоставляет замечательные учебные пособия, охватывающие практически все инструменты, с которыми вы можете столкнуться в Excel, блестящие ресурсы для скромных новичков, вплоть до ученых Excel среди нас.

Доступ к Excels при управлении данными

Microsoft Access немного отличается от Excel. В то время как Microsoft Excel уделяет особое внимание числовым, потенциально разовым последовательностям данных, Access предоставляет решение для хранения информации, которую можно вызывать и ссылаться в нескольких местах. Я признаю кривая обучения для доступа местами проблематичен, но как только вы изучите основы программного обеспечения, вы обнаружите, что эти навыки относительно взаимозаменяемы практически с любым программным обеспечением баз данных.



Возможно, самое большое различие между Microsoft Access и Excel - это способ хранения записей. Записи Microsoft Access можно изменить в любое время. На приведенном выше изображении для сравнения показаны Microsoft Access (вверху) и Excel (внизу). Обратите внимание: при использовании Microsoft Access каждой отдельной записи присваивается определенный идентификационный номер - первый столбец - чтобы вы могли сортировать, фильтровать и запрашивать всю базу данных. И ваша база данных - это просто цифровое хранилище информации. Добавление дополнительной информации, изменение, удаление, фильтрация и запросы к ней не влияют ни на существующую запись, ни на формулы, сводные диапазоны, таблицы и отчеты, которые вы уже настроили. При использовании массивного набора данных в Excel существует вероятность того, что выполнение любой из вышеупомянутых задач может нарушить что-то, где-то.

На шаг дальше, чем Excel

Microsoft Access идет на шаг дальше, чем Excel, с точки зрения хранения данных в чистом виде, предлагая специальные внутренние инструменты для обеспечения качества данных:

  • Используйте списки поиска и правила проверки для отдельных полей на уровне таблицы
  • Формы могут добавлять дополнительные правила в вашу таблицу Access во время ввода данных.
    • Отзывчивый на выбор пользователя и предопределенные события
  • Ссылочная целостность между таблицами, постоянно поддерживаемая Microsoft Access, гарантируя, что все ваши данные имеют смысл почти всегда

Агрегирование огромных баз данных также относительно просто в Microsoft Access. Запросы и фильтрация могут выполняться независимо от вашего режима хранения с помощью Microsoft Access, предоставляющего мощные решения для анализа данных, но без сводной таблицы!

Ресурсы Microsoft Access

Подобно нашим предложениям Microsoft Excel, вот несколько отличных онлайн-ресурсов, руководств и шаблонов, которые помогут вам разобраться с Access:

  • Easy Access with Templates - официальное руководство MS Office по использованию шаблонов Access для ускорения работы
  • Введение в шаблоны Access 2010 - введение в выбор и внедрение шаблонов Access
  • GCF Learn Free - Учебное пособие из 14 частей, охватывающее ввод данных для представления данных и многое другое
  • Доступ ко всему - абсолютно массивный список вопросов и руководств по Access
  • Baycon Group [Broken URL Removed] - подробные руководства, начиная от ввода данных и заканчивая расширенными таблицами запросов.

И победитель...

Ни один!

О, какая отговорка, извините… но я надеюсь, что мы проиллюстрировали каждую часть программного обеспечения, чтобы ваше следующее решение по хранению / анализу данных было проще. Вы можете импортировать данные Microsoft Access в Excel и наоборот разными способами, бесконечно расширяя возможности обоих программ. Решения, предоставляемые Microsoft Access и Excel, предоставляют спектр методов управления данными, которые развиваются вместе с нашими требованиями к данным.

как делать музыку бесплатно

На верхней панели показаны параметры импорта и экспорта, доступные через Microsoft Access> Внешние данные таб. Второй показывает аналогичные параметры экспорта через Excel> Данные таб. Обе вкладки данных предоставляют пользователям расширенную кросс-функциональность, которая позволяет использовать лучшее из обоих миров: высочайшие математические вычисления, форматирование и таблицы, а также отличное управление данными, анализ и создание отчетов.

Внимательные читатели заметят отсутствие вкладки экспорта в Excel.> CTRL + C или CMD + C!

Понимание того, что каждый инструмент может сделать для вас и ваших данных, может иметь огромное значение, поэтому используйте оба в своих интересах, читая и просматривая некоторые из руководств, чтобы получить практический опыт работы с этими мощными инструментами обработки данных.

Мы что-нибудь пропустили? Какие ваши любимые альтернативы Microsoft Access и Excel? Сообщите нам об этом ниже!

Делиться Делиться Твитнуть Эл. адрес Как изменить внешний вид рабочего стола Windows 10

Хотите узнать, как улучшить внешний вид Windows 10? Используйте эти простые настройки, чтобы сделать Windows 10 своей собственной.

Читать далее Похожие темы
  • Окна
  • Продуктивность
  • Майкрософт Эксель
  • Microsoft Access
Об авторе Гэвин Филлипс(Опубликовано 945 статей)

Гэвин - младший редактор отдела Windows and Technology Explained, постоянный участник Really Useful Podcast и регулярный обозреватель продуктов. У него есть степень бакалавра (с отличием) в области современного письма с использованием методов цифрового искусства, разграбленных на холмах Девона, а также более десяти лет профессионального писательского опыта. Он любит много пить чая, настольные игры и футбол.

Ещё от Gavin Phillips

Подписывайтесь на нашу новостную рассылку

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Нажмите здесь, чтобы подписаться