Используйте уловку 'Сделать копию' при совместном использовании документов Google Диска

Используйте уловку 'Сделать копию' при совместном использовании документов Google Диска

Сделать копию любого документа в собственной учетной записи Google Диска легко. Но что, если вы хотите, чтобы ваши соавторы автоматически делали копию документа Google, когда они получают ссылку для общего доступа?





Apple Watch Series 3 против 6

Попробуйте эти советы, в которых используется небольшая настройка общего URL-адреса.



Полезность этого аккуратного взлома Google Диска не совсем ясна из названия, но попробуйте его один раз, и вы сразу увидите выгоду при совместной работе с другими пользователями на Google Диске.





Этот метод удобен, если вы хотите сохранить исходный документ, предоставив другим пользователям место для редактирования копии документа в их собственной папке на Диске.

Это избавит их от поездки в Файл> Сделать копию и отправьте копию документа Google обычным способом. Вот как это работает.



Отправить копию документа Google автоматически

Типичный случай - это Google Doc, который каждый респондент должен заполнять индивидуально. Соавторы могут вводить детали в свою копию документа, не повреждая оригинал.

Вам не придется просить их сделать копию. Просто выполните следующие действия, и для них автоматически будет создана копия.



Этот прием работает с Документами Google, Таблицами Google и Презентациями Google.

  1. Откройте документ Google Диска, которым хотите поделиться.
  2. Щелкните синий Делиться в правом верхнем углу документа.
  3. в Поделиться с людьми и группами диалоговом окне щелкните в любом месте Получить ссылку поле, как указано в подсказке.
  4. Захватите ссылку на документ, щелкнув по Копировать ссылку . Вы можете отправить эту ссылку кому угодно по электронной почте или на любом другом носителе, а затем просматривать, комментировать или редактировать документ. Вы можете установить доступ, выбрав между Зритель , Комментарий , или редактор щелкнув маленькую стрелку вниз справа.
  5. Скопируйте и вставьте общую ссылку в электронное письмо. Теперь удалите все после косой черты в ссылке и вставьте «копировать». Отредактируйте эту небольшую часть всей части ссылки. Если вы внесете какие-либо другие изменения, они будут отображаться как страница с ошибкой для вашего получателя. Вот так теперь выглядит новая ссылка:
  6. Отправьте электронное письмо, и ваша работа будет сделана. Когда получатель нажимает на ссылку, он попадает на экран своего Google Диска, предлагая сделать копию вашего документа.

Когда они щелкают Сделать копию , локальная копия документа сохраняется на их Google Диске. Также копия получена без комментариев, если таковые имеются в оригинале. Если вы хотите отправить файл с комментариями, прочтите следующий совет ниже.



Другие уловки Google URL, которые вы можете использовать, чтобы поделиться документом Google

Есть еще несколько вариантов, которые вы можете принудительно использовать для общих ссылок в зависимости от того, что вы хотите, чтобы ваш соавтор делал с ними. Давайте рассмотрим эти четыре настройки URL.

1. Поделитесь копией документов Google с комментариями.

Иногда вы хотите, чтобы ваши комментарии были перенесены в копию, чтобы члены вашей команды могли использовать их для работы над своей версией. Сделать это можно двумя способами:

  • Заменить /edit с /copy?copyComments=true в URL-адресе файла.
  • Заменить /edit с includeResolvedCommentsOnCopy=false чтобы избежать копирования разрешенных комментариев.

2. Поделитесь копией Документов Google в качестве предварительного просмотра.

Режим предварительного просмотра отличается от режима просмотра, поскольку он отображает документ в незагроможденном интерфейсе без полос меню и кнопок. Например, вы можете поделиться таблицей или слайд-презентацией с кем-либо за пределами вашей совместной команды.

Используйте режим предварительного просмотра, заменив

/edit

в URL-адресе файла Google Диска с

/preview

.

Обратите внимание, что ссылка на предварительный просмотр удаляет меню. Таким образом, получатели не смогут использовать Файл> Сделать копию возможность добавить копию на свой Google Диск.

Чтобы обойти это ограничение, получатели могут перейти в адресную строку в своем браузере и заменить

/preview

с участием

/edit

еще раз сделать копию для собственного диска.

3. Поделитесь документом Google как шаблоном.

Вы можете поделиться документом Google как шаблоном. Получатель получит копию вашего документа без лишних помех без меню Google Диска. Они также могут сделать копию документа для своего диска, щелкнув синий значок. Использовать шаблон Кнопка e.

Заменять

лучший настольный компьютер для малого бизнеса 2019 года
/edit

с участием

/template/preview

Этот метод сочетает в себе опцию предварительного просмотра с выбором «Сделать копию».

Прямая ссылка для скачивания работает как говорится. Член вашей команды просто должен щелкнуть ссылку, и файл будет загружен на его рабочий стол.

Заменять

/edit

с участием

/export?format=FORMAT

Добавьте формат файла (например, PDF или CSV), в котором должен быть сохранен документ, и ваша ссылка для скачивания готова. Вариант PDF или CSV идеален, потому что это универсальный формат, и получателю не требуется учетная запись Google, чтобы открывать и просматривать файл.

Кроме того, получатель получает готовый к печати файл, который можно мгновенно отправить на принтер. Это работает с Google Docs и Google Sheets, но не с Google Slides.

Следите за настройками общего доступа на Google Диске

Google Диск построен на сотрудничестве. Но всегда полезно отслеживать, с кем вы делитесь своими файлами . Когда работаешь в большой команде, легко заблудиться.

Приведенные выше примеры показывают, что легко настроить общие URL-адреса и получить доступ к файлам, если ваши разрешения на общий доступ не установлены с учетом требований безопасности. Проведите некоторое время в управление общими файлами на Google Диске и вам не придется беспокоиться о том, что файлы попадут в чужие руки.

Делиться Делиться Твитнуть Эл. адрес 12 видеосайтов, которые лучше, чем YouTube

Вот несколько видеосайтов, альтернативных YouTube. Каждый из них занимает свою нишу, но их стоит добавить в закладки.

Читать далее Похожие темы
  • Продуктивность
  • Гугл документы
  • Инструменты для совместной работы
  • Гугл драйв
  • Облачное хранилище
  • Google Таблицы
Об авторе Сайкат Басу(Опубликовано 1542 статей)

Сайкат Басу - заместитель редактора по Интернету, Windows и производительности. После того, как он избавился от грязи MBA и десятилетней маркетинговой карьеры, он теперь увлечен тем, чтобы помогать другим улучшать свои навыки рассказывания историй. Он следит за пропавшей оксфордской запятой и ненавидит плохие скриншоты. Но идеи фотографии, фотошопа и производительности успокаивают его душу.

Ещё от Saikat Basu

Подписывайтесь на нашу новостную рассылку

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Нажмите здесь, чтобы подписаться