Home-theater-designers
Google Диск - это фантастический инструмент для повышения производительности и совместной работы. Однако, если вы начнете часто его использовать, становится все труднее держать все в порядке.
К счастью, Google Drives предлагает множество способов упростить поиск того, что вы ищете. Вот руководство по организации Google Диска, чтобы сократить время, потраченное на поиск информации.
1. Базовая настройка Google Диска и добавление файлов
Как и стандартные обозреватели файлов, Google Диск позволяет вам систематизировать файлы с помощью папок, что удобно, если вы работаете над отдельными проектами. Однако это немного усложняет то, что ваши файлы могут происходить из двух разных источников.
Вы увидите их в списке на боковой панели на Веб-приложение Google Диска . Мой диск хранит файлы, сохраненные на Диске, а Поделился со мной собирает контент, к которому вас пригласили другие пользователи, на Диске . Сюда могут входить папки для совместной работы, общие папки Диска, используемые для распространения, и т. Д.
Вы также увидите Компьютеры здесь, если вы используете функцию резервного копирования Google Диска, но это отдельная функция, поэтому сейчас она не применяется.
Файл, который вы хотите найти, потенциально может относиться к любой из этих категорий, что затрудняет поиск при просмотре. Чтобы упростить это, вы можете добавить ярлыки для общих файлов или папок на свой диск. Сделайте это, щелкнув и перетащив файл в Мой диск на боковой панели или щелкните его правой кнопкой мыши и выберите Добавить ярлык на Диск . Вы можете разместить ярлык в любом месте на своем Диске.
Файл останется в исходном месте, но ярлык на вашем Диске позволяет вам легко получить к нему доступ из вашей собственной иерархии. Это избавит вас от необходимости пробираться через общие данные.
2. Сортировать по дате и другим факторам
Это базовый совет, но он требует объяснения, потому что может быть не сразу понятно, где его найти. Вы найдете возможность изменить сортировку файлов в правом верхнем углу текущего просмотра файлов. Он отображается как текущий метод сортировки, например Имя .
Щелкните этот текст, чтобы установить другой метод сортировки, например Последнее изменение или Последний раз открывался мной . Используйте стрелку для переключения между сортировкой по возрастанию и по убыванию.
Несмотря на простоту, это удобный способ быстро разобраться в папке с сотнями файлов.
3. Выберите файлы быстрее.
Как и многие обозреватели файлов, Google Диск позволяет использовать Сдвиг а также Ctrl в сочетании с щелчками или перетаскиванием для выбора нескольких файлов.
Держать Ctrl и щелкните несколько файлов, чтобы выбрать их все. Чтобы выбрать файлы в ряду, щелкните первый, затем щелкните последний, удерживая Сдвиг . Щелчок и перетаскивание - легкая альтернатива этому, если вы предпочитаете.
Имейте в виду, что вы можете изменить вид файла, используя кнопку в правом верхнем углу, которая появляется над опцией сортировки и рядом с Информация значок. Используйте его для переключения между видами списка и сетки, что может упростить выбор группы файлов.
4. Используйте расширенные инструменты поиска.
Поиск файла с помощью панели поиска в верхней части экрана - лучший способ найти то, что вы потеряли. Использование расширенных инструментов, которые находятся всего в паре щелчков мышью, делает его еще более эффективным.
Когда вы нажимаете на панель поиска, вы можете выбрать тип файла, например PDF-файлы или Таблицы , чтобы показывать только такие файлы.
Вы заметите, что, щелкнув одну из них, тип: презентация или подобное появится в строке поиска. Чтобы получить более конкретную информацию, попробуйте ввести поисковый запрос рядом с типом. Это позволяет сузить область поиска, если вы знаете, какой контент вам нужен.
Кроме того, вы можете нажать Дополнительные инструменты поиска в нижней части меню выбора типа файла (или маленькой стрелке справа от поля поиска), чтобы просмотреть параметры расширенного поиска. Они позволяют вам детализировать данные по таким критериям, как дата изменения, владелец и кому предоставлен доступ.
Если вы храните тонны файлов на Диске и не помните, куда поместили большинство из них, поиск станет вашим лучшим другом.
5. Используйте цвета и звездочки для создания категорий.
Хотя вы можете создавать глубокие иерархии папок, иногда проще использовать более наглядную систему. Щелкнув папку правой кнопкой мыши, вы можете выбрать Сменить цвет и упростить идентификацию с первого взгляда.
Вместо стандартного (и скучного) серого для всего, ярко окрашенную папку гораздо легче найти среди массы других папок на вашем Диске. Попробуйте применить цвет только к наиболее важным папкам или используйте цветовую схему для аналогичных типов содержимого.
Аналогичным образом вы также можете пометить элементы, выбрав Добавить в помеченные в контекстном меню. Чтобы просмотреть все файлы и папки, которые вы пометили, нажмите Помечено в левом меню. Зарезервируйте звездочки для самых важных данных, и вы всегда будете знать, где их искать.
6. Предварительный просмотр документов для их быстрого сканирования
Хотите быстро напоминать о том, что находится в файле, чтобы быть уверенным, что у вас нужный? Здесь вам пригодится кнопка предварительного просмотра. Выберите файл, затем щелкните значок глаз в правом верхнем углу появившейся панели инструментов. Это приведет к быстрому предварительному просмотру, чтобы вы могли просмотреть файл, не открывая его полностью.
какая служба доставки платит больше всего
Загрузка может занять секунду, но все же быстрее, чем открытие файла полностью. Если вы можете редактировать предварительно просмотренный файл (например, документы или таблицы Google Docs), вы увидите Открыть с помощью [app] ссылка вверху.
7. Проверьте версию и отредактируйте историю с моего диска.
Для файлов, которыми вы владеете на Диске, вы можете проверить предыдущие версии и узнать, кто внес изменения в файл. Щелкните что-либо правой кнопкой мыши и выберите Управлять версиями для просмотра (и загрузки) более старых версий этого файла, а также для загрузки новой.
Между тем щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите Посмотреть детали чтобы открыть панель справа с информацией о файле. Переключитесь на Деятельность чтобы увидеть, что с ним произошло в последнее время, например, люди, вносящие изменения или предоставляющие доступ к документу.
8. Попробуйте приложения, которые помогут вам организовать дальнейшую работу
Если встроенных элементов управления недостаточно, вы также можете подключить к Google Диску сторонние приложения для большей функциональности. Чтобы просмотреть их, щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите Открыть с помощью> Подключить другие приложения .
Это откроет рынок, где вы сможете просматривать надстройки, которые работают с Google Диском. Просмотрите их и посмотрите, не понравится ли вам какой-нибудь из них. Для начала ознакомьтесь с нашим списком лучшие инструменты для Google Диска .
9. Мини-советы по организации привода
Мы оставляем вам несколько небольших советов, которые также могут помочь вам организовать содержимое вашего Диска:
- Попробуйте использовать смайлики в названиях папок . В Windows нажмите Выигрыш + Период для ввода смайлов, которые работают в именах папок Google Диска. В сочетании с цветами папок они могут быть полезны тем, кто хорошо нагляден.
- Используйте хэштеги как временные теги . На Google Диске нет соответствующей функции тегов, поэтому вы можете создавать свои собственные, используя хэштеги. Хотя официально не поддерживается, добавление #Важный или # Финансы к соответствующим документам позволяет просматривать все в одном месте с помощью быстрого поиска.
- Используйте разумные соглашения об именах . Если вы хотите, чтобы файлы всегда отображались в определенном порядке, используйте 001 или аналогичные в начале их имен для упрощения организации. Кроме того, убедитесь, что имена файлов достаточно короткие, чтобы ими можно было управлять, но не забудьте включить ключевые слова, которые упростят их поиск при поиске в будущем.
Очень важна эффективная организация Google Диска
Теперь вы знаете несколько лучших способов держать все под контролем на вашем Google Диске. Обеспечение легкого доступа к файлам имеет жизненно важное значение, особенно когда у вас есть сотни файлов, разбросанных по десяткам папок.
Чтобы освоить Google Диск, вы также должны знать, как решать общие проблемы с программным обеспечением.
Делиться Делиться Твитнуть Эл. адрес 10 распространенных проблем с Google Диском (и как их решить)Возникли проблемы с Google Диском? Воспользуйтесь этими советами, исправлениями и обходными путями для решения проблем с Google Диском.
Читать далее Похожие темы- Продуктивность
- Управление файлами
- Программное обеспечение для организации
- Гугл драйв
Бен - заместитель редактора и менеджер по адаптации в MakeUseOf. Он оставил свою работу в сфере ИТ, чтобы писать полный рабочий день в 2016 году, и никогда не оглядывался назад. В качестве профессионального писателя он освещал технические руководства, рекомендации по видеоиграм и многое другое уже более семи лет.
Ещё от Ben StegnerПодписывайтесь на нашу новостную рассылку
Подпишитесь на нашу рассылку технических советов, обзоров, бесплатных электронных книг и эксклюзивных предложений!
Нажмите здесь, чтобы подписаться