Home-theater-designers
Excel - это фантастически полезный Программа для работы с электронными таблицами, но нет ничего хуже, чем создать идеальную электронную таблицу и распечатать ее только для того, чтобы увидеть, как она выходит на девяти листах бумаги, включая одну строку на последнем. Что хорошего в красиво оформленной электронной таблице, если она ужасно выглядит на бумаге?
К счастью, вы можете настроить свою электронную таблицу и параметры программы, чтобы все было на одной странице и чтобы эта страница выглядела как можно лучше. Если ваша электронная таблица слишком велика для одной страницы, вы можете использовать эти настройки для более удобного распределения ее по нескольким страницам.
Предварительный просмотр перед печатью
Это важный шаг - вы можете предотвратить множество проблем перед печатью, если просто знаете о них. Если вы распечатываете, а затем проверяете, насколько хорошо это работает, вы можете потратить впустую много бумаги, пытаясь перенести последнюю строку или столбец на бумагу.
В зависимости от вашей версии Excel вам может потребоваться нажать Файл> Предварительный просмотр , Файл> Печать> Предварительный просмотр , или просто Файл> Печать чтобы увидеть, как будет выглядеть ваша электронная таблица, когда она выйдет из принтера. Если он выглядит хорошо, печатайте. Если нет, попробуйте некоторые из стратегий, перечисленных ниже!
Используйте режим макета страницы
Вид макета страницы покажет вам, как будет печататься ваш документ, пока вы над ним работаете. Это не лучший вид для работы с электронной таблицей, но он может помочь вам внести коррективы, чтобы столбцы и строки максимально использовали имеющееся у вас пространство. Чтобы активировать вид, перейдите в Просмотр> Макет страницы .
Теперь вы увидите свою электронную таблицу в том виде, в котором она была бы напечатана. Внесение корректировок с помощью инструментов, перечисленных ниже в этом представлении, даст вам лучшее представление о том, хорошо ли они сработали. (Эта же функция доступна в Word и может помочь вам создавать документы профессионального качества там тоже.)
Изменить ориентацию страницы
Если ваша таблица шире, чем высота, горизонтальная ориентация поможет вам уместить больше ее на странице. Более высокая таблица, вероятно, выиграет от вертикальной ориентации. Чтобы выбрать ориентацию вашей электронной таблицы, откройте Настройка страницы и выберите «Портрет» или «Альбомная» на вкладке «Страница».
выбранный диск имеет стиль раздела gpt
Удалить или скрыть строки или столбцы
В больших таблицах часто есть строки или столбцы, которые являются избыточными, содержат старую информацию или просто не нужно распечатывать в конкретной ситуации. Эти строки и столбцы занимают ценное пространство на странице и могут значительно усложнить настройку вашей электронной таблицы.
Если вы можете удалить некоторые из этих данных, просто используйте знакомый выделите> Правка> Удалить последовательность, чтобы избавиться от них. Если они содержат информацию, которая, по вашему мнению, может вам понадобиться позже, вы можете скрыть их, щелкнув правой кнопкой мыши заголовок строки или столбца и выбрав Скрывать . Чтобы снова увидеть данные, выделите строки или столбцы по обе стороны от скрытых данных, щелкните правой кнопкой мыши метку и выберите Показать .
Используйте разрывы страниц
Как и в вашем любимом текстовом редакторе, вы можете вставлять разрывы страниц, чтобы ваша электронная таблица была разделена на несколько страниц там, где вы хотите, а не там, где Excel сочтет это удобным. Просто используйте Вставить> Разрыв страницы чтобы сообщить Excel, где разделить ваш документ.
Изменить область печати
Если ваша электронная таблица содержит огромный объем данных, и вам нужно распечатать только часть из них, вы можете распечатать только ту часть электронной таблицы, которую вы выбрали. Выделите ячейки, которые хотите распечатать, и нажмите Распечатать . Изменить Что печатать: возможность Выбор , и предварительный просмотр обновится и будет содержать только выбранные вами данные.
Если вы склонны печатать один и тот же выбор на регулярной основе, вы можете установить постоянную область печати, охватывающую только этот раздел, чтобы вам не приходилось выбирать ее каждый раз. Для этого выберите область, которую вы часто печатаете, затем перейдите к Файл> Область печати> Установить область печати . Теперь этот выбор станет стандартной областью печати для вашей электронной таблицы. Чтобы избавиться от этого параметра, используйте Файл> Область печати> Очистить область печати .
Изменить поля страницы
Если вам нужно немного больше места для размещения вашей электронной таблицы на странице, добавление дополнительного места к полям страницы может решить вашу проблему. Вы можете получить доступ к диалоговому окну 'Параметры страницы' из Файл> Параметры страницы или с помощью кнопки Параметры страницы в диалоговом окне печати. Добавьте доли дюйма к каждому полю и снова проверьте предварительный просмотр печати.
Легко переборщить с добавлением места на полях, чтобы они уместились на странице как можно больше. Однако помните, что текст, доходящий до края листа бумаги, не только эстетически неприятен, но также может быть трудночитаемым. Будьте рассудительны с этим!
Перенос текста и изменение размера столбцов
Excel обычно используется для числовых данных, но он может быть действительно полезен и для текста. Если у вас много текста в ячейках, они действительно могут растянуть вашу электронную таблицу и затруднить ее размещение на одной странице или даже на нескольких страницах; у вас может получиться странная схема печати, из-за которой ваш документ будет выглядеть так:
Часть текста обрезана, а неотрезанные ячейки уходят слишком далеко вправо. Чтобы ограничить ширину вашей электронной таблицы шириной одной страницы, вы можете ограничить ширину столбцов и использовать перенос текста, чтобы убедиться, что вы не потеряете какие-либо данные, которые вы хотите напечатать. Сначала перейдите к Формат> Ячейки> Выравнивание и убедитесь Перенести текст включен.
Теперь, когда текст в ячейке шире ширины столбца, текст переносится на следующую строку. Отсюда вы можете настроить ширину столбцов, перетащив край строки или заголовка столбца, чтобы изменить его размер.
Вы также можете дважды щелкнуть метки строки или столбца, чтобы автоматически сделать их настолько широкими, насколько это необходимо, как показано на видео ниже. Чтобы убедиться, что ваши столбцы умещаются на странице так, как вы хотите, используйте вид макета страницы, упомянутый выше.
Масштабируйте свою электронную таблицу
Если ничто другое не помогло, вы можете масштабировать свою электронную таблицу так, чтобы она умещалась на одной странице (или на определенном количестве страниц). В Настройка страницы щелкните переключатель рядом с Подходит для: и выберите количество страниц, на которых вы хотите распечатать электронную таблицу. Выбор меньшего количества «широких» страниц приведет к масштабированию документа по горизонтали, а выбор меньшего количества «высоких» страниц - по вертикали. Вы также можете выбрать процентную шкалу.
Использование параметра масштабирования может помочь ограничить размер вашего документа, когда он помещен на бумагу, но также может сделать ваш текст очень маленьким и трудным для чтения. Обязательно проверьте предварительный просмотр и убедитесь, что вы не масштабируете так далеко, что невозможно прочитать какие-либо ваши данные. Масштабирование действительно полезно, когда вы пытаетесь печатать Диаграммы Excel , тоже.
Сделайте вашу распечатку более удобной для чтения
Как только вам удастся разместить свою электронную таблицу на приемлемом количестве страниц, сделайте еще один шаг и сделайте ее как можно более легкой для чтения. Изменяя некоторые другие параметры печати, вы можете оптимизировать внешний вид вашей распечатки. Вот пара, о которой вам следует знать.
Печать линий сетки и заголовков строк или столбцов
в Настройка страницы меню (доступное через диалоговое окно печати или Файл> Параметры страницы ), щелкните вкладку Лист и выберите Линии сетки под Распечатать раздел. Вы также можете выбрать Заголовки строк и столбцов чтобы добавить эти этикетки к вашей распечатке.
Добавление информации в верхний и нижний колонтитулы
Excel может автоматически добавлять полезную информацию в верхний и нижний колонтитулы документа, чтобы его было легче читать. в Настройка страницы меню нажмите на Верхний / нижний колонтитул вкладка и используйте раскрывающиеся меню, чтобы добавить информацию, такую как номер страницы, имя файла и имя автора, в верхний или нижний колонтитул. Если ваша электронная таблица действительно длинная, эта информация поможет упростить организацию страниц.
Вы также можете добавить собственный текст, нажав на Настроить заголовок или Настроить нижний колонтитул .
Не соглашайтесь на плохо напечатанные таблицы
Попытка добиться хорошего вида таблицы при печати может быть неприятной, особенно если вам нужно разместить ее на одной странице. Но, изменив настройки и формат документа, вы сможете получить отличную распечатку! Не забудьте также изучить другие советы по успеху Excel в офисе.
У вас есть другие советы по печати таблиц из Excel? Поделитесь ими ниже!
Кредиты изображений: бизнесмен с вопросительным знаком от Dooder через Shutterstock
Делиться Делиться Твитнуть Эл. адрес Можно ли установить Windows 11 на несовместимый компьютер?Теперь вы можете установить Windows 11 на старые ПК с официальным файлом ISO ... но стоит ли это делать?
Читать далее Похожие темы- Продуктивность
- Печать
- Майкрософт Эксель
Данн - консультант по контент-стратегии и маркетингу, который помогает компаниям генерировать спрос и потенциальных клиентов. Он также ведет блог о стратегии и контент-маркетинге на dannalbright.com.
Ещё от Dann AlbrightПодписывайтесь на нашу новостную рассылку
Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!
Нажмите здесь, чтобы подписаться