Home-theater-designers
Если бы Microsoft Office был страной, это была бы третья по численности населения страна в мире. 1,2 миллиарда человек использование одного набора приложений ошеломляет. И они «говорят» на 107 языках!
Но прямо сейчас мы с вами говорим по-английски, и мы собираемся поговорить о самом популярном инструменте в арсенале Microsoft Office - Microsoft Word 2016 г. .
как вы блокируете свой номер мобильного телефона, когда звоните кому-то
Этот редактор документов используется для написания различных документов. От простого приложения до необходимого резюме. От простого списка дел до служебной записки. Мы думаем, что можем работать с Word. Но когда мы садимся писать серьезный профессиональный отчет, мы обнаруживаем важный факт.
Для написания профессионального отчета нужен другой набор навыков.
Итак, спросите себя об этом - Сможете ли вы перейти от одного документа к длинному отчету? Знаете ли вы все функции Microsoft Word, которые помогут управлять этим масштабным документооборотом? Можете ли вы сотрудничать в работе с другими членами команды?
Вы можете быть студентом, владельцем малого бизнеса или офисным работником ... вам нужно будет создать отчет или какой-либо документ в профессиональном формате. Это руководство по MakeUseOf поможет вам обновить свои методы и отточить подход к дизайну.
В этом руководстве:
Написание отчета - Вступление | Контрольный список отчета
Полезные инструменты Microsoft Word - Специальная вставка | Исследователь | Заморозьте части вашего документа
Работа над макетом и дизайном - вступление | Обложка | Оглавление | Верхний и нижний колонтитулы | Номера страниц | Стиль шрифта | Стиль абзаца | Разрывы страниц | Стили и темы | Субтитры | Быстрые детали | Границы страницы
Ссылки и сотрудничество - Показатель | Библиографии | Перекрестные ссылки | Комментарии
Завершите свой отчет - Подписи | Водяные знаки | Только чтение | Распечатать в PDF
Следующий шаг - Заключение
Написание отчета
Написание отчета включает исследование, а затем публикацию результатов этого анализа. В профессиональном мире «внешний вид» того, что вы публикуете, имеет первостепенное значение. Приятный для глаз конечный результат может улучшить вашу репутацию и укрепить ваш личный бренд.
Следующие шаги помогут вам освоить экспертные функции в Microsoft Word 2016. Потратьте много времени на составление плана. Начните с этих рекомендаций…
Шаг 1. Определитесь с целью
Прежде чем приступить к составлению отчета, вы должны сначала знать, зачем вы его пишете. Сообщения бывают самых разных видов, но они предназначены либо для информирования, либо для убеждения. Он может быть предназначен для описания технического процесса, обмена справочной информацией или демонстрации прогресса над проектом.
Спроси себя - Какие а также Почему . Это поможет вам свести цель к одному основному пункту и придерживаться его вместо того, чтобы перебирать ненужные детали.
Шаг 2. Определите свою аудиторию
Второе важное соображение - оценить свою аудиторию. Смогут ли они понять, о чем вы говорите? Есть ли разные уровни читателей, которые будут читать отчет? Знание читателем предмета в значительной степени повлияет на информацию, которую вам необходимо включить.
Определитесь с основной аудиторией, а затем напишите сценарий отчета на соответствующем техническом уровне. Дополнительную аудиторию можно поддержать дополнительной информацией в конце отчета.
Шаг 3. Знайте свою тему
Вы должны знать, о чем говорите. Итак, исследуйте тему и включите всю необходимую информацию, чтобы доказать свою точку зрения. Убедитесь, что вы пришли к выводу, основываясь на фактах, а не на личном мнении. Информация должна быть верной, актуальной и содержать ссылки.
Также используйте различные ресурсы, такие как журналы, газетные статьи, книги, веб-сайты, брошюры, необработанные данные, годовые отчеты и выступления, чтобы поддержать вашу точку зрения. Только не придерживайтесь Википедии.
Шаг 4. Обозначьте отчет
Вы провели исследование. Есть масса информации, которую нужно напечатать и распечатать. Но ждать! Не утоните, пока не войдете в воду. Подготовьте окончательный план отчета, который будет диаграммой путевых точек, чтобы помочь вам ориентироваться от начала до конца. План - это план. Это даст вам вид на землю с высоты птичьего полета, а также покажет, где вам нужно заполнить детали.
В состав отчета об идее могут входить следующие элементы:
- Титульная страница
- Управляющее резюме
- Оглавление
- Вступление
- Основная часть отчета
- Заключение
- Рекомендации
- Приложение
- Библиография и ссылки
Microsoft Word's Схема документа - это мощная функция, которая может помочь вам организовать документ еще до того, как вы начнете заполнять его исследованиями. Извлекать выгоду шаблоны мозгового штурма и составления карты разума тоже.
Шаг 5: напишите, отредактируйте, вычитайте и завершите
После того, как вы структурировали свой отчет, пора заполнить заголовки содержимым. Я лично считаю, что лучше заняться каждым разделом понемногу, а затем наполнить его информацией. Вы можете сделать это, если хотите, или заканчивать каждый раздел по мере продвижения вниз по структуре отчета. Убедитесь, что вы сосредоточились на изложении своих идей и использовании подтверждающих данных, а не на орфографии и грамматике. Обрисуйте свой аргумент и напишите несколько предложений, в которых изложены ваши основные идеи. Если вы найдете что-то, что стоит процитировать, процитируйте это.
Когда большая часть вашего текста написана, самое время прочитать его и убедиться, что он хорошо читается. Убедитесь, что вы ориентируете читателя на понимание с помощью переходных слов, таких как «Эта информация показывает…», «Другими словами…», «Аналогично…» и выделяете соответствующие и ключевые моменты.
Наконец, потратьте время на вычитку, проверить грамматику и орфографию , и перепроверьте всю необходимую информацию и ее логическую последовательность. Лучше всего оставить хотя бы один день, чтобы проверить и отредактировать свою работу. Не пытайтесь редактировать его сразу после того, как вы думаете, что закончили, так как вы, как правило, не прочтете то, что написали. Высыпай и исправляй на следующий день.
Контрольный список отчета
Прежде чем вы отправитесь и отправите или сдадите свой отчет, над которым вы так много работали, убедитесь, что вы сделали следующее:
- Заполните титульную страницу заголовком, вашим именем, датой, тем, для кого предназначен отчет, и возможным описанием того, о чем идет речь.
- Страница содержания имеет соответствующие заголовки и номера страниц правильные.
- Убедитесь, что введение охватывает ключевые моменты, объем отчета и цель, которую он хочет достичь.
- Вы добавили подписи над таблицами и под изображениями / графиками.
- Содержит ли отчет информацию в ясной, логической, фактической форме, по теме, по существу?
- В заключении изложены результаты, переформулирована основная идея и нет ли новой информации?
- Четко ли обозначены заголовки и подзаголовки?
- Актуальны, актуальны и правильно ли указаны цитаты?
- Использовали ли вы разрывы страниц там, где это необходимо?
Теперь давайте запустим Microsoft Word и познакомим вас с функциями, которые помогут собрать воедино черновик вашего отчета и представить его как профессиональный документ.
Полезные функции Microsoft Word для написания отчетов
Воспринимайте их как небольшие советы и осваивайте их один за другим.
Microsoft Word - это большая гаубица со множеством гаек и болтов. Давайте сосредоточимся на ключевых наборах навыков и инструментах, которые вам понадобятся для планирования, подготовки и представления профессионального отчета. Функции Microsoft Word, о которых мы расскажем ниже, также являются ярлыками для повышения производительности, которые облегчат вашу работу.
Кончик: Воспользуйтесь помощником Microsoft Word 2016 «Скажи мне», чтобы узнать больше о новых функциях пакета Office.
Начнем с трех предварительных инструментов ...
Использовать специальную вставку
Для большинства из нас, когда нам нужно скопировать текст или изображение в Word, подойдет сочетание клавиш CTRL + V. Но иногда нам может понадобиться вставить скопированные данные в другой формат, например данные Excel в виде изображения. С Специальная вставка Вы можете отказаться от команды или указать формат при вставке изображения, данных презентации, таблицы или объекта из любой другой программы в Word.
Вы будете много работать с таблицами и диаграммами Excel в профессиональном документе.
Если вы просто скопируете то, что хотите, и нажмете «Вставить», вы заметите, что данные будут вставлены в виде таблиц. Но если это большая область ячеек, которую вы хотите вставить, и вы не хотите ее редактировать, вы можете вставить ее как изображение с дополнительной возможностью редактирования.
В Майкрософт Эксель: Выделите и выделите ячейки, которые вы хотите скопировать> Нажмите CTRL + C.
В Microsoft Word: Перейти к На главную> Вставить> Специальная вставка . Выбирать Специальная вставка и в диалоговом окне выберите Объект листа Microsoft Office Excel .
Вы можете изменить размер данных, как это было изображение, и если вы дважды щелкните, вы сможете редактировать значения. Вы можете изменить таблицу или диаграмму и переделать ее. А если вы обновите данные в диаграмме или таблице в Excel, вы можете автоматически обновить диаграмму в Word.
Попробуйте также контекстное меню, вызываемое правой кнопкой мыши. Появится меню Специальной вставки:
Есть еще опции для импорта данных из Excel в Word . В Поддержка Microsoft Office страница также подробно описывает их.
Используйте исследователя
Да, есть Гугл и Википедия. Но постоянное переключение с Word на браузер может снизить вашу продуктивность. Office 2016 вносит мощную исследовательскую интеграцию в эту тяжелую работу. Исследователь может не только помочь вам найти контент в Microsoft Word, но и быстро добавить цитаты. Он использует сеть знаний Bing, чтобы найти нужный контент для поддержки вашего документа.
Перейти к Лента> вкладка Ссылки и c Выберите Исследователь . Справа откроется панель с параметрами поиска.
Введите ключевое слово для темы, которую хотите найти, и нажмите Enter.
На панели результатов отображается список источников, которые вы можете использовать в своем документе. Выберите тему для подробного изучения.
Добавьте тему в свой документ Microsoft Word, щелкнув значок плюса в правом верхнем углу. Вы также можете щелкнуть значок плюса на любом результате, чтобы процитировать источник в своем исследовательском документе. Источник цитирования поможет вам подкрепить свои исследования веб-источниками и книгами.
Как мы увидим позже, аннотированная библиография - одна из самых сложных частей документа. Исследователь - умный помощник, который вмешивается.
Закрепите часть вашего документа Word
Примем как должное, что ваш профессиональный отчет будет долгой и сложной работой. Вы можете разделить окно Word на две панели, чтобы вы могли одновременно просматривать две разные части документа. Это ценная экономия времени, когда вы хотите копировать и вставлять части из одного места в другое или ссылаться на одну часть документа, работая в другой.
Перейти к Лента> вкладка 'Просмотр'> 'Разделить' .
Чтобы удалить разделение, нажмите на Удалить разделение в той же вкладке.
Группа Windows дает вам несколько возможностей изменить способ работы с двумя или более документами. Функции говорят сами за себя.
Чтобы прокрутить оба документа одновременно, нажмите Синхронная прокрутка в группе Окно на вкладке Вид. Вы также можете нажать на Просмотр бок о бок расположить две части документа рядом друг с другом.
Кончик: Используйте разделенный вид для отображения двух разных макетов - например, для печати и структуры. Установите раскол. Затем щелкните панель, которую нужно изменить, и выберите другой макет на вкладке «Просмотр».
Работа над макетом и дизайном
Презентация отчета - это то, что в первую очередь побуждает кого-то прочитать отчет, и поэтому очень важно, чтобы ваш отчет был хорошо представлен. Если бы у вас был выбор из четырех отчетов для чтения, что вы выбрали?
- Рукописный отчет.
- Документ, напечатанный в черно-белом цвете.
- Отчет, распечатанный на обычной цветной бумаге формата А4.
- Отчет, напечатанный в цвете, с броским титульным листом, аккуратно ограниченным и красивым?
Вы возьмете четвертый отчет, потому что он привлечет вас к нему одним только внешним видом.
Передняя крышка - не единственная причина. Хорошо составленный отчет легче читать. Также легче сканировать, когда у вас нет времени читать. Вот почему вам нужно уделить время вашим верхним и нижним колонтитулам, а также различным стилям и темам. Вкратце - форматирование каждого элемента в отчете.
Форматирование может показаться сложной задачей, но это увлекательное упражнение, которое задействует все ваши творческие мускулы. Ключевыми выводами будут навыки, которые вы сможете применить ко всему в Microsoft Office в будущем. И вы сэкономите время, воспользовавшись всеми советами по продуктивности, которые вы здесь изучили.
Microsoft Word 2016 имеет богатый набор функций. Это лишь некоторые из способов, которыми ваш отчет может отличаться от остальных и быть профессиональным. Итак, давайте разберемся с версткой и дизайнерскими навыками.
В этом разделе мы шаг за шагом рассмотрим эти функции:
- Начните с титульной страницы
- Составьте оглавление
- Создайте свой верхний и нижний колонтитулы
- Добавить номера страниц
(Отформатируйте содержимое)
- Выберите правильные шрифты
- Стиль абзацев
- Контрольные разрывы страниц
- Используйте стили и темы
- Субтитры
- Используйте быстрые детали
- Украсьте границами страницы
1. Начните с титульной страницы
Первая страница - это первая точка контакта с вашим читателем. Это также ваша возможность произвести благоприятное впечатление. Не позволяйте недостатку художественных навыков служить оправданием, потому что Word берет на себя эту работу со своей встроенной галереей титульных страниц. Все, что вам нужно сделать, это связать одного с темой отчета.
Microsoft Word 2016 предлагает вам 16 предварительно отформатированных шаблонов и еще три на Office.com.
Перейти к Вставить> Группа страниц> Титульная страница .
Титульная страница по умолчанию отображается в начале документа.
Поскольку предлагается только 16 «официальных» шаблонов, вы можете обнаружить, что у всех ваших коллег одинаковая титульная страница. Так почему бы не настроить его и не сделать немного более уникальным.
Вы можете создать титульный лист (или титульный лист) в Microsoft Word который может быть оригиналом в стопке. Сохраните его как шаблон или легко измените дизайн на лету.
2. Составьте оглавление
Случайные читатели сканируют. Хорошие читатели сначала сканируют, а затем глубоко погружаются. Оглавление предоставляет путевые точки, которые помогают обоим. Когда это длинный и сложный документ, не лучше ли вам проверить расположение земли, прежде чем отправиться в интересующий вас раздел?
Рассмотрите оглавление (оглавление), если ваш документ превышает 10 страниц. Вы должны сначала убедиться, что вам не нужно переупорядочить любые страницы в документе перед созданием TOC.
В Microsoft Word вам не нужно писать весь оглавление вручную. Есть Оглавление автоматический инструмент под использованная литература Вкладка, которая берет ваш план и разрабатывает его для вас. Кроме того, вы можете легко обновлять его, когда хотите что-то изменить.
Существуют также шаблоны, которые вы можете скачать и подогнать под характер контента. Например, содержание диссертации будет отличаться от содержания годового отчета компании.
У нас есть полное руководство по как создать страницу оглавления в Word .
Суть его такова:
Создайте структуру и используйте стили заголовков для организации иерархии. Примените автоматический инструмент оглавления к стилям заголовков. Word 2016 выполняет поиск этих заголовков, а затем вставляет оглавление в документ. Затем вы можете автоматически обновлять оглавление, если вы вносите изменения в свой документ.
Для более удобного управления вы также можете использовать Руководство Содержание стиль. Word вставляет текст-заполнитель, и вам нужно вставить и отформатировать каждое содержимое в списке.
3. Создайте свой верхний и нижний колонтитулы.
Верхние и нижние колонтитулы важны в отчетах, поскольку их основная цель - предоставить информацию об отчете на каждой странице. Это общие области отображения номеров страниц. Заголовок документа должен содержать заголовок отчета и, возможно, имя автора. Название текущего раздела полезно.
С другой стороны, нижний колонтитул должен включать номера страниц, дату публикации и другую необходимую административную информацию. Обратите внимание, что некоторые в руководствах по стилю есть специальные рекомендации для верхних и нижних колонтитулов. .
Начнем с заголовка в вашем документе и придадим ему уникальный вид.
Выбирать Вставлять , затем выберите либо Заголовок или Нижний колонтитул из группы. Встроенная галерея показывает вам несколько вариантов, из которых вы можете выбрать.
Пространство верхнего и нижнего колонтитула вставляется в документ вместе с текстом или таблицей-заполнителем. В Инструменты для верхних и нижних колонтитулов открывается на ленте для других операций форматирования, таких как дата, время или изображение.
Введите свой текст и затем выберите Закрыть верхний и нижний колонтитулы .
Вы можете начать с пустого верхнего и нижнего колонтитула. Если у вас есть навыки дизайна, используйте Инструменты для верхних и нижних колонтитулов создать свой собственный. Освойте пространство верхнего и нижнего колонтитула, если вы хотите создавать собственные фирменные бланки для своей организации. Вы можете использовать элементы бренда, такие как логотипы компании или организации, вверху и аккуратно отформатированные сноски внизу.
Попробуем изменить один из встроенных заголовков. Я выбрал Парень из галереи.
На создание окончательного вида потребовалось две минуты с использованием простых текстовых эффектов и значка, взятого из галереи значков Microsoft Office.
Верхний и нижний колонтитулы на месте. Но как узнать, где вы находитесь в документе? Вставьте номера страниц в качестве следующего важного указателя.
4. Добавьте номера страниц.
Номера страниц лучше всего выглядят в нижнем колонтитуле (в отличие от верхнего колонтитула, как на изображении выше). Вы можете добавить базовый номер страницы из Вставить> Номер страницы кнопку на ленте. Вы также можете добавить его из Дизайн вкладка, которая появляется при добавлении верхнего и нижнего колонтитула.
У вас есть большой контроль над номерами страниц. Выбирайте из широкого диапазона числовых форматов и настраивайте их в соответствии со своими потребностями. В этом случае мы добавляем число в нижний колонтитул, но вы можете поместить их вверху или даже на полях. В этом примере я разместил номер страницы внизу слева. Но я хотел бы изменить внешний вид и формат по умолчанию.
Например: использование «Страница X из XXX» позволяет лучше отслеживать длинный документ.
Выберите номер страницы. Перейти к Вставить> Быстрые детали . В раскрывающемся меню выберите Поле . Вы также можете открыть диалоговое окно «Поле» на вкладке «Дизайн верхнего и нижнего колонтитула».
Выбирать NumPages из длинного списка имен полей. В поле справа вы можете выбрать конкретный формат. Я выбрал обычные 1, 2, 3. Нажимаем Ok , и появится количество страниц. Теперь все, что вам нужно сделать, это добавить текст, такой как Страница X из XXX, и изменить внешний вид чисел с помощью обычных инструментов форматирования текста, доступных на вкладке «Главная».
Теперь это выглядит так:
Создайте внешний вид любого номера страницы в документе, и Word автоматически обновит все остальное. Номера страниц являются наиболее распространенными элементами нижнего колонтитула, но они также могут содержать любую другую информацию, например, верхний колонтитул. С помощью параметров в группе «Вставить» вы можете добавить дату и время, информацию о документе, изображения и многое другое в свой верхний или нижний колонтитул.
Далее мы переходим к форматированию содержимого.
Визуальная привлекательность вашего профессионального отчета сопровождается «украшением», которое вы применяете к содержанию. Форматирование также является важным этапом для хорошо оформленного документа. Итак, вы должны сосредоточить много энергии на выборе правильного шрифта, пространства абзаца и цветов.
Не волнуйся. Даже для людей с ограниченными художественными возможностями эта часть будет легкой, потому что Microsoft Word поставляется в комплекте с темами и визуальными стилями по умолчанию. Начнем с самого основного элемента документа.
5. Выберите и задайте правильный шрифт.
Ваш выбор шрифта в профессиональном отчете Word определяет не только то, как выделяется текст, но и то, как он будет напечатан. Вам нужно и то, и другое для максимального воздействия.
Вы можете применить гарнитуру (то есть визуальный вид шрифта) либо ко всему документу, либо к определенным частям документа. Все варианты шрифтов доступны на вкладке «Главная». Перейти к Главная> Шрифт .
Шрифт по умолчанию в Microsoft Word 2016 - Calibri. Смотрите дальше, ведь у вас есть из чего выбирать. Если вы выберете Times New Roman, вас могут посчитать ленивым, если вы выберете Windings, ну… Я не думаю, что мне нужно это объяснять. Поэтому убедитесь, что вы выбрали удобный для чтения шрифт, подходящий для отчета. Чтобы не рисковать, выберите один из этих профессионально выглядящие шрифты Google ; они доступны бесплатно.
Кончик: Баскервиль и Джорджия - хорошие альтернативы чрезмерно часто используемому Times New Roman.
Попробуйте использовать разные сочетания шрифтов для основного текста и заголовков (и подзаголовков). Несколько веб-сайтов, таких как FontJoy а также Тип Волк поможет вам поэкспериментировать с сочетаниями шрифтов. Вы можете скачать и использовать собственные шрифты тоже. Но помните правило большого пальца - никогда не используйте более трех разных шрифтов в документе.
Если хотите немного пикантности, попробуйте буквица, чтобы улучшить ваш текст .
6. Стиль абзацев.
Если вы хотите, чтобы ваши строки располагались с двойным или одинарным интервалом, вам необходимо изменить формат абзацев. Изменяя интервал, вы можете упростить чтение документа или создать впечатление, что он длиннее и что вы вложили в него больше работы.
Чтобы изменить абзац для всего документа, лучше всего выделить каждый блок текста; в противном случае, если вы используете в своем отчете заголовки, они тоже изменятся. Другой лучший вариант - настроить конкретный стиль, который вы используете для форматирования абзаца.
Для этого перейдите в Дом > Стили . Щелкните правой кнопкой мыши стиль, который хотите изменить, и выберите Изменить . Нажмите на Формат> Абзац который находится внизу диалогового окна. Теперь измените интервал, отступ и выравнивание для абзаца. Нажмите Ok чтобы закрыть диалоги.
Если вы хотите изменить меньшую часть документа , выберите то, что вы хотите изменить. Щелкните правой кнопкой мыши выделенный текст и выберите Пункт . Появится такое же диалоговое окно, как указано выше.
7. Управление разрывами страниц
Разрыв страницы - по самому своему названию - разбивает непрерывный блок текста на две страницы. Разрывы страниц - важные структурные элементы для длинных документов. Word автоматически вставляет разрыв страницы в конец страницы. Но в длинном документе вы можете размещать разрывы страниц там, где вам нужно.
Чтобы вставить разрыв страницы вручную, щелкните Вставить> Разрыв страницы. (Сочетание клавиш: CTRL + Enter)
Разрыв страницы выглядит так, когда вы нажимаете на Показать спрятать команда в Группа абзацев .
Но что, если вы хотите сохранить несколько строк вместе на странице или в столбце и не разделять их из-за разрыва страницы? Макет находится под вашим контролем. Щелкните маленькую стрелку в правом нижнем углу группы абзацев.
в В поле абзаца щелкните Разрывы строк и страниц. Выберите один из этих четырех вариантов разбивки на страницы:
- Вдова / Сирота control помещает как минимум две строки абзаца вверху или внизу страницы.
- Продолжить со следующим предотвращает разрывы между абзацами, которые вы хотите сохранить вместе.
- Держите линии вместе предотвращает разрывы страниц в середине абзацев.
- Разрыв страницы перед добавляет разрыв страницы перед определенным абзацем.
Мы также показали как убрать разрывы страниц когда необходимо.
8. Используйте стили и темы.
Стили и темы, возможно, являются двумя наиболее редко используемыми функциями Microsoft Word. Но я думаю, вы должны использовать их при каждой возможности, чтобы сэкономить много времени.
Но в чем разница между темой и стилем? Microsoft говорит:
Темы позволяют быстро изменить общий цвет и шрифты. Если вы хотите быстро изменить форматирование текста, стили Word - самые эффективные инструменты.
Итак, поскольку темы определяют общий вид с помощью цвета, эффектов и шрифтов - сначала начните с хорошей темы для своего документа. потом используйте стили, чтобы копаться в конкретных частях, для которых вы хотите изменить внешний вид.
Для Темы: Перейти к Дизайн таб. Выберите тему из галереи. Вы можете предварительно увидеть, на что похожа цветовая комбинация.
Для Стили: Выделите часть текста, которую хотите изменить. Перейти к Стили группа по Дом таб. Вы можете предварительно просмотреть, как они выглядят. Выберите стиль, подходящий для вашего контента. Например, выберите стиль заголовка для заголовков в вашем документе. Или особый стиль для любых цитат. Вы также можете изменить существующий стиль и создать новые стили с нуля.
9. Подписи
Каждое изображение, диаграмма или иллюстрация нуждается в подписи, чтобы четко описать это. Это одна строка текста, обычно расположенная под изображением. Подписи также являются важной ссылкой, когда вам нужно упомянуть их в другом месте. Многие документы опускают эту маленькую деталь.
Добавить подпись легко. Щелкните правой кнопкой мыши иллюстрацию, к которой вы хотите добавить заголовок. Выбирать Добавить подпись .
В диалоговом окне добавьте текст заголовка и настройте остальные параметры. На подписи можно автоматически ссылаться в Word.
10. Используйте быстрые детали
Профессиональные документы могут быть повторяющимися. Вот почему вам следует начать использовать быстрые части для шаблонного контента, который вы постоянно используете повторно. Например, предположим, что есть пункт контракта, который вы включаете в каждый документ. Или немного вводной информации. Вместо того, чтобы повторять копирование и вставку, сохраните их как быстрые части и используйте их снова и снова.
Quick Parts также является разновидностью структурный элемент . Вы можете увидеть галерею всех повторно используемых блоков контента в Организатор строительных блоков .
Сохраните и повторно используйте свои собственные быстрые части в два шага:
- Выберите фразу, предложение или другую часть документа, которую вы хотите сохранить в галерее.
- Перейти к Вставка> Текстовая группа> Быстрые части> Сохранить выделение в галерее быстрых частей . Измените имя и добавьте описание, если хотите. Нажмите Ok .
Так же легко вы можете повторно использовать сохраненный фрагмент контента.
Поместите курсор в то место, куда вы хотите вставить выделение из галереи быстрых деталей. Перейти к Вставка> Текстовая группа> Быстрые части . Затем щелкните предложение, фразу или другой сохраненный фрагмент, который вы хотите использовать повторно.
Вы заметите еще три категории в меню «Быстрые части».
Авто текст: Word 2016 сохранил старую Авто текст характерная черта. Он работает как быстрые части для любого блока текста, который вы часто используете. Пример: заметка, которую вы хотите использовать с каждым документом.
Свойство документа: Набор постоянных свойств, которые вы можете включать в каждый документ. Пример: название компании или автор.
Поля: Это предопределенные элементы, которые обновляются автоматически. Пример: дата, время, номера страниц и т. Д.
Помните, что записи для свойства документа могут иногда включать информацию, которой вы не хотели бы делиться со всеми. Поэтому внимательно следите за этими полями и при необходимости удаляйте скрытые личные данные.
11. Украсьте границами страницы.
Границы страниц хорошо смотрятся не только на флаерах и приглашениях. Если все сделано правильно, они могут добавить классику в документ. В меню «Дизайн» на ленте доступны различные стили линий, их ширина и границы.
Перейти к Дизайн> Границы страницы.
в Границы и затенение коробка, используйте Граница страницы вкладка, чтобы создать границу.
Настройки говорят сами за себя. Попробуйте Shadow или 3-D с правильными цветами, чтобы добавить тонкую, но элегантную границу. Художественные стили с границами в виде клип-артов могут показаться слишком яркими для профессиональных документов.
Используйте четыре угловые кнопки в Предварительный просмотр окно для выбора сторон страницы для рисования границ. Нажмите эти кнопки, чтобы удалить или добавить границы по своему усмотрению.
Поместите курсор на первую страницу документа, если вы хотите обвести рамкой только первую страницу. Вы также можете установить границы вокруг определенных страниц в разделе. Установите курсор в разделе - либо на первой странице этого раздела, либо на следующей странице.
Ссылки и сотрудничество
Отчет Word может показаться невыполнимой задачей. Это как сложить миллион куч сена в аккуратные стога. Идея состоит в том, чтобы точно знать, в какой стопке находится искомый штифт. Эти функции призваны упростить задачу.
1. Создайте указатель
При написании больших документов, таких как отчет, содержащий много информации, страницы с содержанием может быть недостаточно. An Показатель должен появиться в конце документа, с номерами страниц для ключевых слов и информации в отчете. Создайте указатель, чтобы помочь читателю найти нужную информацию, указав только номер страницы.
Сделайте индекс, если ваш документ содержит более 20 страниц. Microsoft Word 2016 не позволяет процессу ошеломить вас. В основном он состоит из двух частей:
- Выберите слова или информацию, которую хотите включить в указатель.
- Разместите указатель в нужном месте документа.
Вы можете прокручивать готовый документ и отмечать слова или фразы, которые хотите включить в указатель, или отмечать их по мере продвижения. В любом случае выберите текст, который вы хотите использовать в качестве записи указателя, или щелкните то место, куда вы хотите вставить запись.
1. Щелкните использованная литература > Отметить запись .
2. Отредактируйте текст в Отметить запись в указателе чат. Вы также можете добавить подпункт, который дополнительно определяет основное слово, которое вы использовали в указателе. Вы можете добавить несколько уровней, и каждый будет отображаться с отступом под основной записью.
3. Под Параметры , вы также можете создать перекрестную ссылку на другую основную запись. Читатель может использовать это, чтобы ссылаться на соответствующую информацию в другом месте того же документа.
4. Используйте формат номера страницы, чтобы определить, как будут отображаться номера страниц в указателе.
как изменить ссылку на PayPal.me
5. Щелкните отметка чтобы отметить запись в указателе. Чтобы пометить этот текст везде, где он появляется в документе, нажмите Пометить все .
6. Повторите процесс для всех слов и фраз, которые вы хотите включить в указатель.
Вы создали свой index. Вставьте его в нужное место ближе к концу документа.
1. Щелкните страницу, на которую вы хотите вставить указатель.
2. Щелкните Ссылки> Вставить указатель .
3. В Показатель отображается диалоговое окно. Здесь вы можете выбрать форматирование текстовых записей, номеров страниц, табуляций и начальных символов.
4. Выберите внешний вид из различных форматов в списке и проверьте окно предварительного просмотра справа. Помните, что в окне предварительного просмотра фактический индекс не отображается. Это просто «симуляция» того, как это будет выглядеть.
5. Щелкните Ok . Ваш индекс теперь готов.
Иногда вам может потребоваться добавить дополнительные записи в указатель после того, как вы вставили его на страницу. Отметьте запись и перейдите к Ссылки> Обновить индекс включить новые упоминания.
Кроме того, добавьте заголовок для указателя, потому что Word не делает этого автоматически.
2. Создание библиографий
Ваш документ почти готов. Теперь вам нужно отдать должное всем остальным исследовательским работам и идеям, на которые вы ссылались в своем документе. Пришло время библиографии.
Для отчета компании может не потребоваться библиография, но научная статья без нее не закончена. Библиография - одна из самых кропотливых работ в академическом отчете. Перед тем, как сесть в рамку для библиографии, вы должны привести в порядок все цитаты. Кроме того, определитесь со стилем цитирования (обычно MLA, КАКИЕ , или В стиле Чикаго ) в соответствии с руководящими принципами вашего предмета.
Не стесняйтесь использовать сторонние генераторы цитирования и библиографии для создания этого раздела.
Но в Microsoft Word 2016 есть полный набор инструментов, чтобы сделать этот процесс максимально безболезненным. Итак, перейдите к тому месту в документе, где вы хотите разместить библиографию. Хорошо, если у вас есть хотя бы одна цитата, но даже если у вас ее нет, Word 2016 позволяет использовать ссылку-заполнитель и заполнять источники позже.
Нажмите Ссылки> Библиография .
Word предлагает несколько стилей библиографии, которые различаются только названиями заголовков. Выберите подходящий стиль, а затем вставьте цитаты с помощью кнопки в Группа цитирования и библиографии .
Инструмент библиографии состоит из нескольких шагов. Для краткости я направлю вас к отличным Страница справки Microsoft Office который представляет собой пошаговое руководство.
В некоторых научных статьях вас попросят создать аннотированную библиографию . Это более конкретная версия библиографии со списком ссылок на журналы, книги, статьи и другие документы, за которым следует краткий абзац. Абзац - это описание источника и того, как он поддерживает вашу статью.
3. Перекрестные ссылки
Вы можете использовать перекрестную ссылку, чтобы помочь читателю ориентироваться в длинном документе. В любой точке документа вы можете попросить читателя вернуться к заголовку, номеру страницы, изображению, диаграмме, сноске, концевой сноске и абзацу. Перекрестная ссылка - это удобный способ связать вместе связанную информацию. Читателю просто нужно щелкнуть ссылку, чтобы перейти к этому фрагменту информации.
Вот как вы начинаете:
1. Выберите место для перекрестной ссылки и введите текст, который рассказывает об этом читателю. Например: «См. Диаграмму 3 для будущих тенденций».
2. Перейти к Вставить> Перекрестная ссылка .
3. В Тип ссылки щелкните раскрывающийся список, чтобы выбрать то, на что вы хотите создать ссылку.
4. Параметры в Вставить ссылку на раскрывающийся список изменится в соответствии с вашим выбором выше.
5. В Для которого , просмотрите варианты и сообщите Word точную информацию, на которую нужно ссылаться.
6. Проверьте Вставить как поле гиперссылки для создания гиперссылки на указанную информацию.
7. Щелкните на Вставлять для включения перекрестной ссылки в документ.
Помните, мы упоминали подписи? Вы можете делать перекрестные ссылки на уравнения, рисунки, графики и таблицы, если вы использовали подписи под ними.
Word не может создать перекрестную ссылку на то, чего не существует. Word сообщит вам об этих ошибках, а также автоматически обновит перекрестные ссылки при изменении номера страницы или текста элемента, на который имеется ссылка.
4. Использование комментариев
Профессиональный отчет может быть одиночной работой, или вы можете воспользоваться помощью команды, чтобы подготовить первый черновик. Скромный Комментарий - один из наиболее редко используемых инструментов документа Word. Он отображается в виде цветного прямоугольника на полях или в области просмотра.
Вы можете использовать комментарии как небольшие стикеры или заметки для себя. Оставляйте себе небольшие заметки на полях, когда вы пишете, редактируете и исправляете отчет или рукопись. Будьте изобретательны - добавьте дополнительные ссылки на другие ресурсы, используйте их для получения советов и указателей, укажите ссылки на различные части документа или создайте ссылку для обратной связи для ваших читателей. И когда вы доработаете, вы легко сможете удалить все комментарии в Word .
Microsoft Word 2016 - это также усовершенствованный инструмент для совместной работы. Комментарии играют огромную роль в передаче отзывов в команде. Вот как работает система комментариев ...
1. Выделите текст, к которому хотите добавить комментарий, или щелкните в конце текстового блока.
2. Перейти к Вставить> Комментарий . Введите свой комментарий в поле. Комментарии появятся в области разметки справа. Представление «Макет печати» обычно является лучшим способом увидеть комментарии рядом с текстом.
3. Перейдите в Рассмотрение вкладка и просмотрите дополнительные параметры для комментариев. На этой вкладке также показаны все элементы управления для отслеживание изменений и комментариев в совместном документе. Используйте параметры разметки, чтобы отобразить или скрыть комментарии. Например: Без разметки скроет комментарии и область разметки справа.
Завершите свой отчет
После того, как основная часть вашего отчета будет завершена и сохранена, пора завершить его. Когда я говорю «завершить», я не имею в виду вычитку. Это тоже нужно сделать. Теперь вы должны принять меры безопасности, чтобы защитить отчет от несанкционированных изменений и плагиата.
Эти меры безопасности придадут дополнительный уровень аутентичности вашему электронному файлу перед тем, как вы поделитесь им.
В этом разделе будут рассмотрены:
- Подписи
- Вставить водяные знаки
- Сделать документ доступным только для чтения
- Защитите ваш документ паролем
- Распечатайте документ в PDF
1. Подписи
Вы можете добавить текстовую подпись для индивидуального подхода к отчету. Но простая текстовая подпись не требует аутентификации. Цифровая подпись - лучший способ защитить ваш документ от несанкционированного доступа. Цифровая подпись подтверждает, что документ был получен от подписавшего и никоим образом не был подделан.
Создадим линию подписи в Microsoft Word 2016.
В документе поместите курсор в то место, где вы хотите создать строку подписи.
1. Перейти к Вставлять > Текст группа > Линия подписи и нажмите Линия подписи Microsoft Office .
2. В Настройка подписи отображается диалоговое окно. Заполните поля, как указано. Если вы отправляете документ кому-то другому для подписания, добавьте инструкции для подписавшего в предназначенное для него поле ( Инструкции для подписавшего ). Подписывающее лицо может также указать цель подписания, если Разрешить подписывающей стороне добавлять комментарии в диалоговом окне «Подписать» проверено.
3. Щелкните на Ok и документ теперь будет отображать заполнитель для подписи.
Введите подпись:
Когда вам нужно подписать документ цифровой подписью, перейдите к строке подписи и щелкните ее правой кнопкой мыши.
Вам будет предложено подписать цифровое удостоверение личности. Если у вас его нет, Microsoft посоветует вам получить его у партнера по обслуживанию подписи.
Если у вас нет цифрового удостоверения личности, вы можете просто вставить текстовое представление строки подписи . Вы можете использовать письменную подпись или изображение, не требующее аутентификации.
2. Вставьте водяные знаки
Водяной знак Microsoft Word - это «поддельный», но все же полезный визуальный индикатор состояния документа. Например, вы можете использовать водяной знак с надписью «Черновики», чтобы отличить его от окончательной версии документа. Или используйте водяной знак, чтобы указать, что документ защищен авторским правом или является конфиденциальным.
Отметка «Черновик» является наиболее распространенной. Но в Microsoft Word есть несколько других водяных знаков на выбор.
1. Перейти к Дизайн > Фон страницы и выберите Водяной знак . Кнопка водяного знака будет активна только в режиме печати.
2. Вы можете выбрать изображение или текстовый водяной знак из галереи. Доступны как горизонтальные, так и диагональные версии. В диалоговом окне представлены все параметры настройки окончательного вида водяного знака. Попробуйте разные шрифты, макеты, размеры и цвета.
3. Вы можете ввести свой собственный текст в поле «Текст», чтобы создать собственный водяной знак.
4. Выберите Ok , чтобы применить водяной знак к вашему документу. Word автоматически применяет водяной знак ко всем страницам, кроме титульной.
3. Сделайте документы доступными только для чтения
Профессиональный отчет по своей природе не должен редактироваться читателями. Преобразование документа в PDF - это один из способов. Но вы также можете применить еще несколько ограничений в Microsoft Word и предотвратить случайное изменение или упущение любого рода.
Есть три способа защитить документ.
Во-первых, сделайте свой документ «только для чтения».
Это гарантирует, что ваш документ можно будет только читать или копировать. Это не помешает никому скопировать файл и внести в копию изменения.
1. Перейдите в Файл вкладка> Информация > Защитить документ > Отметить как окончательный.
2. Когда читатели открывают документ, верхняя панель предлагает читателям рассматривать этот документ как доступный только для чтения. Но они могут щелкнуть «Все равно редактировать», чтобы открыть документ в режиме редактирования.
Во-вторых, защитить ваш документ паролем.
Защитите свой документ от нежелательных изменений паролем.
1. Под Защитить документ , выбирать Зашифровать паролем . Введите пароль и нажмите Ok .
2. В Подтвердите пароль поле, введите пароль еще раз, а затем щелкните Ok . Документ откроется, и читателю будет предложено ввести пароль.
Microsoft использует AES (Advanced Encryption Standard), 128-битную длину ключа, SHA1 (криптографический алгоритм хеширования, который генерирует почти уникальный 160-битный ключ для замены открытого текста) и CBC (цепочка блоков шифрования), чтобы дать хакеру возможность -заслуженная головная боль.
Третье - ограничение редактирования.
Эта функция управления помогает вам как автору решать, какие части документа могут редактировать другие, а какие будут заблокированы. Думайте об этом как о вышибале, который впускает VIP-персон, но в остальном закрывает дверь для простых людей.
1. Перейти к Рассмотрение > Ограничить редактирование .
2. Под Ограничения редактирования , проверить Разрешить в документе только этот тип редактирования и убедитесь, что в списке указано Без изменений (только чтение) .
Без изменений (только чтение) - тип ограничения по умолчанию. Чтобы установить другой уровень ограничений для документа, щелкните меню и выберите «Отслеживаемые изменения», «Комментарии» или «Заполнение форм».
3. Чтобы освободить некоторые разделы от блокады редактирования, выберите разделы для редактирования без ограничений. Чтобы выбрать более одной области, щелкните CTRL при выборе области с помощью мыши.
4. Вы можете проверить Все в разделе «Исключения» (необязательно) на панели «Ограничить редактирование». Или щелкните Больше пользователей … И разрешить только определенным пользователям изменять разделы. Допустимые площади будут отмечены квадратными скобками.
5. Щелкните Да, начать усиление защиты .
Теперь введите уникальный пароль в открывшемся поле. Вы должны ввести его еще раз, чтобы подтвердить это.
Пароль не обязателен. Но это гарантирует, что никто не сможет просто щелкнуть Остановить защиту и отредактируйте документ. Если вы все еще параноик, зашифруйте свой документ Microsoft Word, как мы это сделали во втором процессе выше.
4. Распечатайте отчет в формате PDF.
Формат Portable Document Format имеет множество преимуществ. Не в последнюю очередь это кроссплатформенная совместимость на всех компьютерах. Ваш документ готов, и теперь вам нужно поделиться им или отправить на печать. Многие профессиональные отчеты - например, юридический документ - должны сохранять заданный формат.
Сохраните или конвертируйте копию в PDF. Microsoft Word 2016 не требует никаких сторонних надстроек.
Перейти к Файл > Экспорт > Создать PDF / XPS .
Помните, что ваш документ Word может содержать конфиденциальную информацию, которую вы не хотите включать в PDF. Удалите его перед публикацией в PDF. в Опубликовать как PDF или XPS окно, выберите Параметры . Затем выберите Документ и ясно Свойства документа . Установите любые другие параметры, которые вы хотите, и выберите Ok .
Перейдите туда, где вы хотите сохранить файл, и нажмите Публиковать .
Следующий шаг...
Вы близки к финишу. Отчет готов к передаче вашим читателям. Но осталась одна последняя работа.
Переверните страницы и убедитесь (еще раз), что ваш отчет удобен для чтения. Подойдите к нему глазами читателя. Вы организовали свои мысли и убедительно написали? Хорошо ли сочетается информация с диаграммами и иллюстрациями? Могут ли они просмотреть и быстро найти информацию? Текст читается? Используйте показатель удобочитаемости, чтобы оценить уровень читаемости ваших документов в качестве последнего шага.
Вы также могли заметить, что мы не затронули некоторые аспекты Microsoft Word. Например, Таблицы Microsoft Word являются важным инструментом для отображения данных. Или сила списков в управлении информацией.
Microsoft Word более четверти века, и в нем есть множество мелких функций. В MakeUseOf мы рассмотрели каждый уголок этого зверя. Итак, воспользуйтесь нашими ресурсами, чтобы узнать больше об этом программном обеспечении бесплатно. Каждый новая функция Microsoft Word выученные сделают вашу жизнь проще.
Сделайте свой отчет ярким
Как сказал автор Натаниэль Хоторн:
Легкое чтение чертовски сложно писать
Разве это не верно и для профессионального написания отчетов? В конце концов, если у вас есть выбор, никто не захочет его читать. Написание бизнес-отчета и его использование для общения - две разные вещи. Microsoft Word - это просто инструмент - это ваша работа.
Для некоторых альтернатив проверьте лучшие текстовые редакторы онлайн . А если вам нужна дополнительная помощь в профессиональном письме, загляните на как извиниться в электронном письме и серьезно .
Каковы лучшие практики написания профессиональных бизнес-отчетов? Сообщите нам в комментариях.
Делиться Делиться Твитнуть Эл. адрес Стоит ли переходить на Windows 11?Окна были переработаны. Но достаточно ли этого, чтобы убедить вас перейти с Windows 10 на Windows 11?
Читать далее Похожие темы- Продуктивность
- Microsoft Word
- Длинная форма
- Длинная направляющая
Сайкат Басу - заместитель редактора по Интернету, Windows и производительности. После того, как он избавился от грязи MBA и десятилетней маркетинговой карьеры, он теперь увлечен тем, чтобы помогать другим улучшать свои навыки рассказывания историй. Он следит за пропавшей оксфордской запятой и ненавидит плохие скриншоты. Но идеи фотографии, фотошопа и производительности успокаивают его душу.
Ещё от Saikat BasuПодписывайтесь на нашу новостную рассылку
Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!
Нажмите здесь, чтобы подписаться